مراقب وثائق

الوصف الوظيفي

الجهة هي شركة متخصصة في الهندسة والمشتريات والبناء (EPC) توفر حلولاً شاملة في جميع مجالات صناعة المصانع. مع فخرنا الشديد بدورنا الرائد في تاريخ صناعة المصانع الكورية على مدار الخمسين عامًا الماضية، نجحنا في تنفيذ العديد من المشاريع حول العالم وتطورنا لنصبح شركة هندسية قادرة على المنافسة عالميًا. نقوم باستمرار بتوسيع أعمالنا عبر الصناعة الهندسية بما في ذلك معالجة النفط والغاز والتكرير والبتروكيماويات وانتقال الطاقة والمجالات البيئية والصناعية والحيوية. واستنادًا إلى خبرتنا الواسعة والتقنيات المتراكمة والموارد الموهوبة، فإننا نقدم خدمات متنوعة بدءًا من دراسات الجدوى وحتى الهندسة والمشتريات والبناء والتشغيل والصيانة. نحن نبحث عن المرشحين الذين يجسدون الإبداع والالتزام والتعاون، وهم محترفون يزدهرون في بيئة مبتكرة، ويكرسون جهودهم للتميز، ويتفوقون في العمل الجماعي. انضم إلينا وكن جزءًا من فريق ديناميكي حيث يتم تقدير الأفكار، والنجاح الجماعي يقود مستقبلنا. الخصائص العامة (ملخص الوظيفة) • الإشراف على وقيادة وظيفة مراقبة المستندات داخل مشروع أو مؤسسة، وتطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات مراقبة المستندات، وإدارة موظفي مراقبة المستندات، وضمان الحفاظ على أعلى معايير ممارسات مراقبة المستندات. • إدارة الوثائق المتعلقة بالبناء بشكل منهجي ص المشروع الذي سيتم تنفيذه بسلاسة. • إدارة وثائق المشروع. • جمع البيانات وبناء قاعدة بيانات. • إدارة نظام الوثائق والإرسالات. الأدوار والمسؤوليات • قيادة وإدارة فريق من "وحدات تحكم المستندات". • إدارة كمسؤول نظام المشروع لنظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS). • الإشراف على قاعدة بيانات متعددة (أوراق السجل) لتتبع جميع المراسلات وملفاتها الإلكترونية. • مراجعة وتأكيد التقارير التي تتناول مسألة مراقبة المستندات. • مراجعة وتأكيد الوثائق الرسمية للعميل والمقاولين من الباطن. • اتخاذ الإجراءات اللازمة للاستجابة لمتطلبات العميل أو PMT أو المقاولين من الباطن بشأن مسألة التحكم في المستندات. • مرفق تتبع الرصاص لتمكين تحديث المستندات بسهولة. • إدارة الإرسال وخطاب تقديم المستندات إلى العميل. • إدارة كافة الوثائق الفنية، مثل التقارير والرسومات والمخططات، يتم جمعها وتسجيلها في النظام. • الإشراف على حفظ المستندات في السجلات المادية والرقمية والتأكد من التخزين المناسب والتأكد من أحدث المراجعات لجميع المستندات. • يتم تسجيل الرسومات المنتجة للمشاريع وتوزيعها على الموظفين المتفانين ومنع استخدام المستندات التي تم استبدالها. • إدارة عمليات الإرسال للرسومات العامة/المستندات لنقلها إلى العميل أو للأغراض الداخلية. • إدارة تقرير التقدم كل أسبوع ونهاية الشهر لضمان جميع الانضباط الأخرى تم فحص واعتماد الأنشطة التي تتطلب التفتيش داخل النشاط. • إدارة الترقيم وتحديد المستندات المادية والإلكترونية. • الإشراف على توزيع أي وثائق ذات صلة بالمشروع الداخلي. • إدارة الجودة والامتثال الشيكات على الوثائق. • مراجعة التقارير المرحلية عن حالة الوثائق. • تأكيد السرية حول المعلومات الحساسة وشروط الاتفاقية. • تثقيف وتدريب وحدة تحكم الوثيقة باستمرار

المتطلبات

• المختصة بمراقبة الوثائق
• المهارات المهنية في MS Office بما في ذلك Outlook و Excel و Word
• المعرفة الإدارية
• الخبرة في مراقبة وثائق البناء
• المهارات / الكفاءات الفنية
• معرفة متقدمة بعمليات مراقبة المستندات وأفضل الممارسات ومعايير الصناعة
• الخبرة في أنظمة إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS)، مع خبرة في تنفيذ وإدارة هذه الأنظمة
• الإلمام بمنهجيات وعمليات إدارة المشاريع
• مهارات القيادة وإدارة الفريق قوية
• قدرات ممتازة في حل المشكلات واتخاذ القرار
• القدرة على تطوير وتنفيذ استراتيجيات وحلول فعالة لمراقبة الوثائق
• ثبت القدرة على تدريب وتوجيه الموظفين

المهارات