مراقب وثائق

الوصف الوظيفي

تدعم إدارة ومراقبة وتوزيع وتتبع وأرشفة مستندات المشروع في بيئة مشروع كبرى. تتعاون مع فرق مشروع متعددة التخصصات لضمان دقة المستندات وتتبّعها وتوافقها مع متطلبات شركة الجهة والعميل. تدير استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع واسترجاع وأرشفة المستندات والمراسلات. تحافظ على سجلات ومستندات إلكترونية دقيقة طوال دورة حياة المشروع. تضمن تصنيف وترقيم وتشفير وإصدار المستندات وفق الإجراءات المعتمدة. تعالج المراسلات التقنية، الرسومات، التقارير، طلبات المعلومات، والتسليمات الفنية. تراجع المستندات للامتثال قبل المعالجة وتوزعها على الفرق المعنية في الوقت المناسب. تراقب سير العمل وتتابع المراجعات المتأخرة والردود. تدير التحكم في الإصدارات وتحدد المستندات القديمة أو غير الصالحة وتؤرشفها. تعد وتنشر حزم المستندات وتحديث نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) أو بيئة البيانات المشتركة (CDE). تنسق مع أقسام الهندسة، التصميم، الإنشاء، المشتريات، الجودة، السلامة، وغيرها لضمان التوافق مع الإجراءات والعمليات

المتطلبات

• سنة في مراقبة المستندات في بيئات هندسية أو إنشائية أو بنية تحتية
• إتقان العمل مع أنظمة EDMS أو CDE
• معرفة مبادئ مراقبة المستندات وإجراءات إدارة معلومات المشروع
• إتقان ترقيم وتشفير المستندات
• إتقان التحكم في الإصدارات
• إتقان سجلات ومستندات المتابعة
• إتقان التعامل مع النقلات الفنية
• إتقان التعامل مع الرسومات والمواصفات
• إتقان طلبات المعلومات والمراسلات
• إتقان سير عمل المراجعات والموافقات
• إتقان حفظ سجلات المشروع وأرشفتها
• إتقان مجموعة Microsoft Office، خاصة Excel وWord وOutlook وPowerPoint
• مهارات تنظيمية وإدارية وإدارة السجلات
• اهتمام عالٍ بالتفاصيل والدقة
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد
• مهارات تواصل وتنسيق وعلاقات شخصية قوية
• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة

المهارات