السكرتير التنفيذي للإدارة - خلفية تكنولوجيا المعلومات

الوصف الوظيفي

نحن نبحث عن سكرتير تنفيذي إداري متطور للغاية وذو خبرة في التكنولوجيا لتقديم الدعم المباشر لعملائنا كبير مسؤولي التكنولوجيا (CTO) والتفاعل مع الفريق التنفيذي الأوسع على المستوى C. وهذا ليس دوراً إدارياً تقليدياً. نحن نبحث عن محترف ذو كفاءة عالية يتمتع بخبرة في دعم C-suite ويتحدث لغة التكنولوجيا. باعتبارك السكرتير التنفيذي للإدارة، ستعمل كشريك موثوق به وحارس البوابة الأساسي لـ CTO. بينما يقود المسؤول التنفيذي قسم التكنولوجيا، سيكون تركيزك على التنفيذ الإداري السلس وإدارة أصحاب المصلحة رفيعة المستوى وتحسين التقويم. المرشح المثالي هو المنسق الاستباقي الذي يزدهر في مكتب الشركة الديناميكي، ويدير السرية بتقدير مطلق، ويحافظ على عمل المكتب التنفيذي كالساعة. المسؤوليات الرئيسية • إدارة التقويم والجدول الزمني: إدارة التقويم المعقد لـ CTO وتحسينه بشكل استباقي، وإعطاء الأولوية للاجتماعات عالية المخاطر، وحل تعارضات المواعيد، وضمان سير العمل اليومي السلس. • حراسة البوابة التنفيذية: العمل كنقطة اتصال أساسية لمكتب CTO. فحص وإدارة المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والزوار والمراسلات بشكل احترافي. • تنسيق الاجتماعات ومجلس الإدارة: تنظيم وتسهيل الاجتماعات على مستوى الإدارة والمستوى C. إعداد جداول الأعمال التفصيلية، وتجميع المواد الإعلامية، ودقة المسودة تناول محضر الاجتماع، وتتبع عناصر الإجراء حتى الاكتمال. • السفر والخدمات اللوجستية: تخطيط وتنسيق مسارات السفر المحلية والدولية الخالية من العيوب، بما في ذلك معالجة التأشيرات، وحجوزات الطيران/الفنادق، والنقل البري. • إدارة المعلومات والملفات: الحفاظ على نظام حفظ ملفات رقمي ومادي منظم للغاية وآمن وسري لجميع الوثائق على المستوى التنفيذي

المتطلبات

• دبلوم في السكرتارية والأعمال المكتبية
• تنظيم الاجتماعات الخاصة
• تفسير الكتابة اليدوية
• توثيق الاستلام والتسليم

المهارات