مراقب وثائق أول

الوصف الوظيفي

مسؤول عن إدارة ومراقبة وتوزيع الوثائق الحيوية وضمان الالتزام بالمعايير التنظيمية. يدير نظام التحكم في الوثائق بما في ذلك التحكم في الإصدارات وتتبع الوثائق وإجراءات الأرشفة. يضمن توافق جميع الوثائق مع سياسات الشركة ومعايير الصناعة والمتطلبات التنظيمية السعودية. يشرف على فريق التحكم في الوثائق ويوفر التوجيه والتدريب والتقييم. يطور إجراءات إدارة الوثائق القياسية ويطبق أفضل الممارسات لتحسين الكفاءة والدقة. يجري تدقيقات دورية للأنظمة لتأكيد الالتزام وتحديد فرص التحسين. يتعاون مع الأقسام الوظيفية لتحديد متطلبات الوثائق والمعايير وبروتوكولات التوزيع. يحافظ على سجلات دقيقة لتعديلات الوثائق والموافقات وسجلات الوصول. يحلل مؤشرات التحكم في الوثائق ويعد تقارير لدعم اتخاذ القرار. يعمل كخبير موثوق في إجراءات التحكم في الوثائق والمسائل التنظيمية. يخصص ويُحسّن برامج وأنظمة إدارة الوثائق لتلبية احتياجات المنظمة

المتطلبات

• خبرة 12+ سنوات في التحكم بالوثائق أو إدارة السجلات أو مجال إداري ذي صلة
• إتقان متقدم لأنظمة إدارة الوثائق (DMS) وبرمجيات تخطيط موارد المؤسسة (ERP)
• معرفة قوية بمعايير ISO وأنظمة إدارة الجودة وإطارات الالتزام التنظيمي
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع القدرة على ترتيب أولويات متعددة
• اهتمام استثنائي بالتفاصيل والتزام بالدقة في جميع الوثائق
• إجادة حزمة Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• مهارات كتابة وتواصل شفوي ممتازة في اللغة الإنجليزية
• قدرة مثبتة على تحليل العمليات وتنفيذ التحسينات
• خبرة في عمل ببيئة منظمة أو ذات متطلبات امتثال عالية
• معرفة بممارسات الأعمال والبيئة التنظيمية في المملكة العربية السعودية (مفضل)
• سجل نجاح في تدريب وتطوير أفراد الفريق (مفضل)
• خبرة في أدوات تحليل البيانات وإعداد التقارير (مفضل)

المهارات