مراقب المستندات

الوصف الوظيفي

إيجيس هي شركة استشارية وهندسية عالمية تعمل في مجال خدمات البناء والنقل والتنقل. مهمتنا: إنشاء وتشغيل البنية التحتية والمباني الذكية لتعزيز التحول إلى اقتصاد منخفض الكربون والمساهمة في تنمية إقليمية أكثر توازناً واستدامة. لدعم خطة النمو لدينا، نقدم مجموعة واسعة من الفرص الوظيفية. نحن ملتزمون بتعزيز مكان العمل الذي يقدر التنوع والشمول. نرحب بجميع المتقدمين المؤهلين ونضمن الاعتبار العادل بغض النظر عن الإعاقة أو الحالات الطبية أو العرق أو اللون أو العرق أو الجنسية أو العمر أو الهوية الجنسية أو التوجه الجنسي أو الحمل أو الدين أو المعتقدات السياسية أو الحالة الاجتماعية. نحن نبحث عن مراقب مستندات منظم وموجه نحو التفاصيل للانضمام إلى فريقنا الديناميكي، المملكة العربية السعودية. في هذا الدور الأساسي، ستكون العمود الفقري لعمليات مشروعنا، مما يضمن تدفق جميع الوثائق الفنية والرسومات والمراسلات بسلاسة عبر مؤسستنا وشبكة أصحاب المصلحة. إن اهتمامك الدقيق بالتفاصيل والعقلية التحليلية سيدعم بشكل مباشر كفاءة المشروع والامتثال والنجاح. إذا كنت شغوفًا بالدقة وتحسين العمليات ودعم المشاريع المعقدة خلف الكواليس، فنحن نحب أن نسمع منك. • تنسيق جميع جوانب مراقبة المستندات، بما في ذلك التسجيل والتحميل والنقل تينغ وتتبع المستندات الفنية والرسومات والمراسلات التجارية عبر منصات متعددة • ضمان دقة وامتثال جميع بيانات الوثيقة بما يتماشى مع الإجراءات الداخلية ومعايير الجودة والمتطلبات التنظيمية • إدارة تدفق الوثائق داخل المنظمة وبين أصحاب المصلحة الخارجيين في المشروع، والحفاظ على قنوات اتصال شفافة • استرداد الملفات وتنظيمها وتوزيعها بكفاءة على أعضاء الفريق عبر تخصصات وإدارات متعددة • تطوير وتنفيذ وتخصيص سير العمل الإلكتروني لتبسيط عمليات تقديم المستندات والموافقات وعمليات التحكم في الإصدار • مراقبة جودة الوثيقة بشكل استباقي، وتحديد التناقضات، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية للحفاظ على سلامة العملية • إعداد تقارير شاملة عن حالة وثائق المشروع والتسليمات والمقاييس الرئيسية لدعم اتخاذ القرارات المستنيرة • التعاون مع المهندسين ومسؤولي العقود وفرق المشروع لفهم متطلبات التوثيق وتحسين سير العمل • الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات وقواعد البيانات المنظمة، مما يضمن سهولة استرجاع معلومات المشروع الهامة وإمكانية الوصول إليها • أداء المهام الإدارية ومهام دعم المشروع كما هو مطلوب، وإظهار المرونة والنهج التعاوني الموجه نحو الفريق

المتطلبات

• المؤهل: درجة البكالوريوس أو الدبلوم المناسب
• مهارة: خبرة في إدارة وتنظيم المستندات والملفات
• مهارة: إجادة استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية
• مهارة: إدارة الوثائق وتسجيلها بدقة
• مهارة: معرفة أنظمة إدارة المستندات (DMS) مثل SharePoint أو Aconex
• مهارة: اهتمام عالي بالتفاصيل ومهارات تدقيق
• الموقع: منطقة الرياض

المهارات