مسؤول الدعم الإداري

الوصف الوظيفي

الدمام، ال، المملكة العربية السعودية R شركة هيتاشي للطاقة المحدودة المهنة (فئة الوظيفة): الإدارة والمرافق دوام كامل لا الفرصة تنسيق أنشطة وعمليات المكتب لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة مراقبة وصول الزوار والحفاظ على الوعي الأمني. التنسيق مع الأمن لتسجيل الزوار مراقبة المخزون المتعلق بمنطقة الاستقبال. استلام وفرز البريد والفاكس والتسليمات. الرد على الهاتف والشاشة والمكالمات المباشرة وتقديم المعلومات إذا لزم الأمر. استلام وترحيل الشحنات من DHL و TNT الإشراف على نشاط العيادة وطلب المستلزمات الطبية. تحية الأشخاص الذين يدخلون المنظمة توجيه الأشخاص إلى الوجهة الصحيحة التعامل مع الاستفسارات من الجمهور والعملاء جدولة المواعيد للزوار مراقبة وصيانة المعدات المكتبية (الفاكس وآلة النسخ) ترتيب وصيانة منطقة الاستقبال الاحتفاظ بسجل الزوار التحقق بانتظام من سير عمل المسؤول، وطباعة كل طلب وإرساله إلى الموظفين الإداريين المعنيين لاتخاذ الإجراء اللازم. التعامل مع طلبات اللوازم المكتبية والتحكم فيها بالتنسيق مع SCM. تعامل مع واجبات المقصف، وقم بالتنظيم باستخدام الملحق توزيع الوجبات وتوزيع فواتير المقصف على مراكز التكلفة المناسبة. مساعدة منطقة الاستقبال في الحضور والرد على مكالمات الدخل وإرسال الفاكسات. تنفيذ عمليات حفظ دقيقة وضوابط التوثيق وأرشفة الأنشطة الإدارية. المساعدة في التحقق من فواتير الموردين قبل موافقة المدير الإداري والمالية. الإشراف على طلب النقل وتنظيم إرسال السائق الإشراف على لوازم المطبخ وطلبها التنسيق مع موظفي الإدارة الإقليمية عند الحاجة. عملية دفع فاتورة الهاتف الفردية ترتيب قاعات الاجتماعات في حالة التدريبات (وجبات خفيفة + غداء) ودعم الأعمال لترتيب جميع الأحداث أيضًا استلام ومراجعة فواتير الفنادق، فواتير تأجير السيارات، فواتير المجمعات دراسة كل حالة على حدة للحالات السرية للغاية التي أحالتها إدارة شركة هيتاشي للتقييم. إعداد طلبات الدفع الشهرية لدعم المقصف إمكانية الوصول والإقامة المعقولة يجوز للأفراد المؤهلين من ذوي الإعاقة أن يطلبوا تسهيلات معقولة إذا كنت غير قادر أو محدود في قدرتك على استخدام موقع التوظيف الخاص بشركة الجهة أو الوصول إليه نتيجة لإعاقتك. يمكنك طلب تسهيلات معقولة من خلال استكمال نموذج الاستفسار العام على موقعنا. يرجى تضمين معلومات الاتصال الخاصة بك وتفاصيل محددة حول الإقامة المطلوبة لدعمك أثناء العمل ب عملية التقديم. هذا مخصص فقط للباحثين عن عمل من ذوي الإعاقة الذين يحتاجون إلى مساعدة في إمكانية الوصول أو تسهيلات في عملية التقدم للوظيفة. الرسائل المتبقية لأغراض أخرى لن تتلقى ردا. استخدام آل والأدوات الآلية في التوظيف كجزء من عملية التوظيف لدينا، تستخدم شركة الجهة الأدوات الرقمية والآلية، بما في ذلك الحلول المدعومة من Al، للمساعدة في أنشطة مثل فحص الطلبات، ومطابقة الوظائف، وجدولة المقابلات. تم تصميم هذه الأدوات لدعم مسؤولي التوظيف لدينا ولا تحل محل عملية صنع القرار البشري. تتم معالجة بيانات المرشح وفقًا لقوانين حماية البيانات والتوظيف المعمول بها بالإضافة إلى إشعار خصوصية البيانات العالمي الخاص بشركة هيتاشي. فحص الخلفية والفحوصات الأمنية كجزء من عملية التوظيف، تجري شركة الجهة فحوصات خلفية قبل التوظيف والتي قد تتضمن التحقق من تاريخ التوظيف والتعليم والسجلات الجنائية والمعلومات الأخرى ذات الصلة، وفقًا للقوانين المعمول بها. بالنسبة لأدوار معينة - لا سيما تلك التي تنطوي على الوصول إلى المعلومات الحساسة، أو المسؤوليات المالية، أو بيانات العميل، أو البيئات المنظمة، أو الوظائف الحساسة للأمان - قد تكون هناك حاجة إلى خلفية إضافية أو أكثر شمولاً أو فحوصات أمنية. وقد تشمل هذه، على سبيل المثال لا الحصر، فحوصات التاريخ الجنائي المحسنة، ومراجعات سجل الائتمان (حيثما يسمح بذلك قانونًا)، و فحص الإجراءات، أو غيرها من تدابير العناية الواجبة التي تتماشى مع مسؤوليات المنصب. سيتم تحديد نطاق وعمق أي خلفية أو مراجعة أمنية بناءً على طبيعة الدور وضرورة العمل، وسيتم إجراؤها دائمًا وفقًا للقوانين الفيدرالية وقوانين الولاية والقوانين المحلية المعمول بها. سيتم إخطار المرشحين، وعند الاقتضاء، يُطلب منهم تقديم الموافقة قبل بدء أي من هذه الفحوصات

المتطلبات

• التنسيق مع طاقم الإدارة الإقليمي عند الحاجة. يجوز للأفراد المؤهلين من ذوي الإعاقة أن يطلبوا ترتيبات تيسيرية معقولة إذا كنت غير قادر أو محدود في قدرتك على استخدام موقع التوظيف الخاص بشركة الجهة أو الوصول إليه نتيجة لإعاقتك. يرجى إدراج معلومات الاتصال الخاصة بك وتفاصيل محددة حول الإقامة المطلوبة لدعمك أثناء عملية التقدم للوظيفة. بالنسبة لبعض الأدوار - وخاصة تلك التي تنطوي على الوصول إلى المعلومات الحساسة، أو المسؤوليات المالية، أو بيانات العملاء، أو البيئات المنظمة، أو الوظائف الحساسة للأمن - قد تكون هناك حاجة إلى خلفية إضافية أو أكثر شمولاً أو فحوصات أمنية. سيتم إخطار المرشحين، وعند الاقتضاء، يُطلب منهم تقديم الموافقة قبل بدء أي من هذه الفحوصات

المهارات