موظف استقبال أمن المرافق

الوصف الوظيفي

تقوم شركة الجهة حاليًا بتعيين موظف استقبال للانضمام إلى فريق عملائها الموجود. صاحب الدور مسؤول عن مساعدة إدارة المرافق في تخطيط وتنسيق وإدارة جميع جوانب أنشطة استقبال إدارة المرافق داخل مرافق العميل. يعد هذا الدور أمرًا حيويًا لتكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء للترحيب والرد على المكالمات وإدارة المواعيد والدعم الإداري للمنشأة المخصصة. المسؤوليات ▪ الترحيب بالزوار والترحيب بهم بطريقة احترافية وودودة. ▪ الرد على المكالمات الواردة وفحصها وتوجيهها إلى الشخص أو القسم المناسب. ▪ إدارة منطقة الاستقبال، والتأكد من أنها مرتبة، منظمة، وحسنة المظهر. ▪ جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات وحجوزات قاعة المؤتمرات. ▪ المساعدة في المهام الإدارية مثل حفظ الملفات وإدخال البيانات وإعداد المستندات. ▪ التعامل مع البريد والطرود الواردة والصادرة. ▪ الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية وتقديم الطلبات عند الضرورة.  توفير المعلومات للمتصلين والزوار فيما يتعلق بالمنظمة وخدماتها.  التأكد من اتباع إجراءات الأمن ومراقبة الدخول، بما في ذلك إصدار شارات الزائر. ▪ المساعدة في المشاريع و. المهام الخاصة التي يكلفها بها إدارة المكتب.  التعاون مع الموظفين الإداريين الآخرين لضمان كفاءة العمليات المكتبية. ▪ إدارة وتنسيق ترتيبات السفر للموظفين، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والفنادق والنقل. ▪ المساعدة في تخطيط الأحداث والتنسيق للاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات الأخرى. ▪ تحديث وصيانة قواعد البيانات والسجلات الداخلية، وضمان الدقة والسرية.  المساعدة في دعم تكنولوجيا المعلومات الأساسي، مثل استكشاف المشكلات الفنية البسيطة وإصلاحها أو التنسيق مع دعم تكنولوجيا المعلومات للحصول على المساعدة.  التنسيق والإشراف على صيانة المعدات المكتبية، بما في ذلك الطابعات وآلات النسخ وأجهزة الفاكس.  المساعدة في تأهيل الموظفين الجدد من خلال إعداد مساحة العمل، وتوفير معلومات التوجيه، وتوجيههم خلال إجراءات المكتب.  التعاون مع البائعين ومقدمي الخدمات لضمان تقديم الخدمات في الوقت المناسب وبفعالية. ▪ مراقبة وتجديد اللوازم المكتبية، بما في ذلك القرطاسية ولوازم المطبخ والمواد الاستهلاكية الأخرى. ▪ التنسيق مع موظفي صيانة المبنى للإصلاحات والصيانة والمسائل الأخرى المتعلقة بالمنشأة. § التأكد من إعداد جميع التقارير ذات الصلة في الوقت المناسب وبدقة، وتلبية متطلبات الإدارة وسياساتها ومعاييرها

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال من جامعة معترف بها
• إثبات الكفاءة في اللغة الإنجليزية الشفوية والمكتوبة
• خبرة في دور مماثل
• خبرة مثبتة في إدارة مكتب الاستقبال في الاستقبال

المهارات