سكرتير/مساعد دعم مكتبي

الوصف الوظيفي

نحن نبحث عن سكرتير / مساعد دعم مكتب لتقديم الدعم الإداري والسكرتارية للمديرين وموظفي القسم في بيئة مكتبية. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن إدارة التقويمات وتنسيق الاجتماعات والتعامل مع طلبات المكتب والاحتفاظ بالسجلات ودعم العمليات الإدارية اليومية. المسؤوليات الرئيسية • إدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات وحجوزات غرف الاجتماعات للمديرين. • التعامل مع المكالمات الهاتفية، واستقبال الزوار، وتوجيه الاستفسارات إلى الموظفين المناسبين. • معالجة تصاريح البوابة وطلبات خدمات الشركات وطلبات سيارات الأجرة والطلبات الأخرى المتعلقة بالمكتب. • إدارة القرطاسية واللوازم المكتبية وعربات التسوق B2B، ومتابعة الطلبات والتسليم. • إعداد والحفاظ على الجداول الزمنية، وتطبيقات الإجازة الإلكترونية، وسجلات إجازة الموظفين. • تنسيق طلبات سفر العمل، وترتيبات السفر، والخدمات ذات الصلة للموظفين. • إعداد تقارير النفقات ودعم الطلبات المتنوعة المتعلقة بالدفع. • جمع التقارير وتقديم الدعم الإداري العام والسكرتارية والمكتبية للمديرين وموظفي الإدارة

المتطلبات

• يفضل الدبلوم المشارك أو المؤهلات العليا
• درجة البكالوريوس ميزة
• يفضل الخبرة في إدارة المكاتب، أو الاستقبال، أو دعم مكتب المساعدة، أو الإسراع
• المعرفة الأساسية بتطبيقات Microsoft Office والمعدات المكتبية القياسية
• حسن التعامل مع الهاتف والقدرة على استقبال ونقل الرسائل بدقة
• مهارات الاتصال باللغة الإنجليزية جيدة، سواء المكتوبة والشفوية
• مهارات تنظيمية وتنسيقية ومتابعة قوية
• القدرة على إدارة المهام الإدارية المتعددة والعمل بفعالية في بيئة مكتبية

المهارات