مدير مكتب

الوصف الوظيفي

سيوفر مدير المكتب الدعم الإداري والتنسيقي والتنظيمي عالي المستوى لمدير العمليات والفريق التنفيذي. يتطلب هذا الدور فردًا ديناميكيًا يمكنه إدارة العمليات المكتبية اليومية، والمساعدة في الاتصالات التنفيذية وإعداد التقارير، ودعم تنسيق المشروع، بما في ذلك مهام التصميم الجرافيكي والداخلي الأساسية ذات الصلة ببيئة المؤسسة. المسؤوليات الرئيسية: الدعم التنفيذي وإدارة المكاتب إدارة العمليات اليومية لمكتب مدير العمليات، بما في ذلك الجدولة والمراسلات وإعداد المستندات. تنسيق الاجتماعات الداخلية، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل. الحفاظ على سرية المعلومات والاتصالات الحساسة. العمل كحلقة وصل بين الإدارات ومكتب مدير العمليات وأصحاب المصلحة الخارجيين. الواجبات الإدارية وإعداد التقارير إعداد وتجميع التقارير التنفيذية والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات. دعم التوثيق وإدخال البيانات وأنظمة إدارة الملفات (الرقمية والمادية). تتبع المواعيد النهائية ومؤشرات الأداء الرئيسية وسير العمل المكتبي. التصميم وتنسيق المشروع توفير دعم التصميم الجرافيكي الأساسي للتقارير الداخلية والعروض التقديمية والدعوات والإعلانات. التنسيق مع البائعين أو فرق المرافق أو المقاولين بشأن عناصر التصميم الداخلي المتعلقة بترقيات المكاتب أو أحداث الكلية. الحفاظ على الجودة الجمالية والوظيفية لمساحة العمل التنفيذية ces. واجبات أخرى المساعدة في تخطيط الأحداث ووظائف الكلية التي ينسقها المكتب التنفيذي. إدارة المخزون وشراء اللوازم المكتبية للفرق التنفيذية. أداء واجبات إضافية يكلفها بها مدير العمليات. المتطلبات المطلوبة: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة. أكثر من 3 سنوات من الخبرة في دور إداري تنفيذي أو إدارة مكتبية. الكفاءة في Microsoft Office Suite وأدوات التصميم الجرافيكي الأساسية (مثل Canva وPowerPoint وAdobe Suite). مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية (يفضل اللغة الإنجليزية والعربية). قدرات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة. المفضل: خبرة في العمل في بيئة أكاديمية أو طبية. الإلمام بمبادئ التصميم الداخلي أو تنسيق المشروع. معرفة تنسيق المستندات/التقارير للاستخدام التنفيذي والمؤسسي. الكفاءات الرئيسية: الاحتراف والتقدير. الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على حل المشكلات. القدرة على التكيف والمبادرة. درجة عالية من الحساسية الثقافية والشخصية

المتطلبات

• المتطلبات المطلوبة: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة. أكثر من 3 سنوات من الخبرة في دور إداري تنفيذي أو إدارة مكتبية. الكفاءة في Microsoft Office Suite وأدوات التصميم الجرافيكي الأساسية (مثل Canva وPowerPoint وAdobe Suite). مهارات اتصال كتابية ولفظية قوية (يفضل اللغة الإنجليزية والعربية). المفضل: خبرة في العمل في بيئة أكاديمية أو طبية. المعرفة بتنسيق المستندات/التقارير للاستخدام التنفيذي والمؤسسي. درجة عالية من الحساسية الثقافية والشخصية

المهارات