السكرتير التنفيذي للإدارة

الوصف الوظيفي

تبحث الجهة عن سكرتير تنفيذي إداري منظم للغاية واستباقي لتقديم الدعم الإداري الشامل للإدارة العليا. سيلعب المرشح الناجح دورًا حاسمًا في تحسين كفاءة وفعالية فريق الإدارة من خلال التعامل مع الجدولة والتواصل و. المهام الإدارية باحترافية وتقدير. باعتبارك سكرتيرًا تنفيذيًا للإدارة، ستقوم بتنسيق الأنشطة وإدارة المراسلات وضمان سلاسة العمليات المكتبية. ستكون قدرتك على إدارة الأولويات المتعددة والحفاظ على السرية أمرًا أساسيًا لدعم أهداف المنظمة. المسؤوليات الرئيسية • إدارة تقويم كبير الموظفين وجدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث. • تحديد الأولويات وتنسيق الجداول الزمنية والالتزامات المتضاربة. • تخطيط وتنسيق جميع جوانب سفر عمل كبير الموظفين، بما في ذلك النقل والإقامة ومسارات الرحلات. • التأكد من أن ترتيبات السفر تتسم بالكفاءة والفعالية من حيث التكلفة. • بمثابة نقطة الاتصال الأساسية لرئيس الموظفين، وإدارة المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات. • صياغة وإعداد الاتصالات المكتوبة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والرسائل، نيابة عن كبير الموظفين. • ترتيب وتنسيق الاجتماعات والمؤتمرات والمناسبات لرئيس الموظفين. • إعداد مواد الاجتماع، وجداول الأعمال، واتخاذ دقائق كما هو مطلوب. • الحفاظ على المنظمة أنظمة حفظ الملفات المتحركة والحديثة للوثائق والسجلات على المستوى التنفيذي. • إجراء البحوث وجمع المعلومات لدعم عمليات صنع القرار للرئيس التنفيذي. • تتبع ومعالجة نفقات كبير الموظفين، وضمان الامتثال لسياسات الشركة ولوائحها. • إعداد تقارير النفقات والاحتفاظ بسجلات دقيقة. • توفير الدعم الإداري والتشغيلي للمشاريع الخاصة أو المبادرات المعينة من قبل كبير الموظفين. • التنسيق مع فرق متعددة الوظائف وأصحاب المصلحة حسب الحاجة. • التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بأقصى درجات التقدير والاحتراف. • الحفاظ على السرية التامة فيما يتعلق بالمسائل والاتصالات على المستوى التنفيذي • التوصية بالتدخلات التدريبية والتطويرية لأعضاء الفريق لبناء قدراتهم • المساهمة في تحديد فرص التحسين المستمر للأنظمة والعمليات والممارسات لزيادة الإنتاجية والكفاءة التشغيلية. • تنفيذ جميع سياسات الإدارة ذات الصلة والعمليات والإجراءات والتعليمات بحيث يتم تنفيذ العمل بطريقة خاضعة للرقابة ومتسقة. • المساهمة في إعداد تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب لتلبية متطلبات الإدارات والسياسات والمعايير

المتطلبات

• يفضل درجة الماجستير في إدارة الأعمال أو ما يعادلها من جامعة معترف بها ومعتمدة
• الحد الأدنى من 5 سنوات من الخبرة في أدوار السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية مع القدرة على القيام بمهام متعددة بشكل فعال
• مهارات اتصال ممتازة، سواء الشفهية والكتابية
• الكفاءة في Microsoft Office Suite (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)
• مستوى عال من التقدير والسرية عند التعامل مع المعلومات الحساسة
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
• موجه نحو التفاصيل بعقلية استباقية وقابلة للتكيف

المهارات