مراقب المستندات

الوصف الوظيفي

### ملخص الوظيفة نحن نبحث عن مراقب مستندات ذو خبرة لإدارة وصيانة جميع وثائق المشروع طوال دورة حياة المشروع. سيكون المرشح الناجح مسؤولاً عن التحكم في مستندات المشروع وتتبعها وتوزيعها وأرشفتها مع ضمان الامتثال لإجراءات الشركة ومعايير التحكم في المستندات والمتطلبات التعاقدية. ### المسؤوليات الرئيسية إنشاء وصيانة نظام فعال للتحكم في المستندات لجميع وثائق المشروع. استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع الوثائق الواردة والصادرة. التأكد من مراجعة جميع وثائق المشروع والموافقة عليها وإصدارها وفقًا لإجراءات مراقبة المستندات. الحفاظ على سجلات المستندات والسجلات وأنظمة التتبع الدقيقة. التحكم في المراجعات والتأكد من توفر أحدث المستندات المعتمدة فقط لاستخدام المشروع. التنسيق مع فرق المشروع والاستشاريين والمقاولين والعملاء فيما يتعلق بتقديم المستندات والموافقات. أرشفة مستندات المشروع بالتنسيقين الإلكتروني والورقي وفقًا لسياسات الشركة. إعداد عمليات إرسال المستندات والمراسلات والتقارير. مراقبة جداول تقديم المستندات ومتابعة المستندات المتأخرة. دعم فرق الهندسة والمشروع من خلال ضمان الوصول في الوقت المناسب إلى وثائق المشروع. المساعدة في عمليات تدقيق المشروع من خلال توفير سجل توثيق كامل ومنظم ق. الحفاظ على سرية وأمن معلومات وسجلات المشروع. ضمان الامتثال لأنظمة إدارة الجودة وإجراءات مراقبة المستندات والمتطلبات التعاقدية. المتطلبات المؤهلات دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة. الحد الأدنى 5+ سنوات من الخبرة كمراقب مستندات في مشاريع البناء أو الهندسة. خبرة في العمل مع الاستشاريين والمقاولين وفرق المشاريع متعددة التخصصات. الإلمام بمعايير مراقبة الوثائق وأنظمة إدارة الجودة. يفضل الخبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS). المهارات الفنية الكفاءة في Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint). خبرة في أنظمة إدارة المستندات مثل Aconex أو Procore أو SharePoint أو Autodesk Construction Cloud (ACC) أو منصات EDMS المماثلة. معرفة قوية بترقيم المستندات ومراقبة المراجعة وأنظمة حفظ الملفات وإجراءات الإرسال. مهارات ممتازة في إدخال البيانات وإدارة السجلات وإعداد التقارير. الكفاءات الأساسية مهارات تنظيمية وإدارة الوقت ممتازة. اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة. مهارات اتصال وتنسيق قوية. القدرة على إدارة مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية. الوثوق الهوية والاحترافية. حل المشكلة المهارات التحليلية والتحليلية. العمل الجماعي والتعاون. قدرات قوية في التوثيق وإدارة السجلات

المتطلبات

• الحد الأدنى ** 5+ سنوات ** من الخبرة كمراقب مستندات في مشاريع البناء أو الهندسة
• خبرة في العمل مع الاستشاريين والمقاولين وفرق المشاريع متعددة التخصصات
• يفضل الخبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)
• معرفة قوية بترقيم المستندات ومراقبة المراجعة وأنظمة حفظ الملفات وإجراءات الإرسال
• القدرة على إدارة مهام متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية

المهارات