سكرتير تنفيذي - مكتب نائب الرئيس

الوصف الوظيفي

إدارة مكتب نائب الرئيس من حيث المتطلبات السرية والإدارية. الحفاظ على كفاءة وسرعة التعامل مع شؤون المكتب. مهام السكرتير تشمل: تنسيق جدول نائب الرئيس ومواعيده؛ تنظيم الاجتماعات والسفر؛ استقبال المكالمات والرسائل الإلكترونية والطرود مع التواصل بالإنجليزية بطلاقة؛ حفظ الوثائق السرية بأمان؛ إعداد العروض والتقارير وحضور الاجتماعات لتدوين محاضرها ومتابعة الوثائق والإجراءات؛ إعداد الفواتير والوثائق المالية ومساعدة في تتبع الوقت؛ مراقبة مستلزمات المكتب لضمان التكلفة الفعّالة؛ حفظ السجلات الورقية والإلكترونية بشكل منظم وسهل الوصول

المتطلبات

• درجة علمية أساسية، ويفضل في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة
• شهادة أو دبلوم في MS Office ونظم ERP مفضلة
• خبرة سابقة مع معاهد تدريب أو كليات أو مؤسسات تعليم عالي
• خبرة في قطاع النفط والغاز أو شركات EPC أو في دول مجلس التعاون الخليجي ميزة
• إتقان اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً
• إجادة MS Office ونظم ERP وإجراءات المحاسبة الأساسية وتقنيات إدارة المكتب
• النزاهة والسرية والتنظيم الممتاز وإدارة الوقت ومهارات حل المشكلات

المهارات