مدير مكتب ومساعد تنفيذي - عقد لمدة 5 أشهر

الوصف الوظيفي

حول الجهة: باعتبارها مدير استثمار خاص ومستقل ومملوك للموظفين، تتوافق الجهة هيكليًا مع المصالح طويلة المدى لعملائنا. ليس لدينا أحد الوالدين الخارجيين أو المساهمين العامين لخدمتهم، ولا خطوط عمل أخرى تصرف انتباهنا عن مهمتنا الأساسية، ومع استثمار موظفينا وعائلاتهم جنبًا إلى جنب مع عملائنا - بالإضافة إلى 100٪ من التعويضات النقدية المؤجلة للموظفين المرتبطة مباشرة باستراتيجيات الفريق والشركة - نحن حقًا في هذا معًا. من خلال مكاتبها في 40 مدينة حول العالم، تدير نيوبرجر مجموعة من استراتيجيات الأسهم والدخل الثابت والأسهم الخاصة وصناديق التحوط نيابة عن المؤسسات والمستشارين والمستثمرين الأفراد في جميع أنحاء العالم. مع أكثر من 700 متخصص في الاستثمار وأكثر من 2900 موظف في المجمل، قامت نيوبيرجر ببناء فريق متنوع من الأفراد المتحدين في التزامهم بنتائج العملاء والتميز الاستثماري. لقد منحتنا ثقافتنا معدلات استبقاء تُحسد عليها بين كبار موظفي الاستثمار لدينا، وقد أكسبتنا الاستشهادات في الشركات ذات التصنيف الأعلى (من بين تلك التي تضم 1000 موظف أو أكثر) في استطلاع المعاشات التقاعدية والاستثمارات "أفضل الأماكن للعمل في إدارة الأموال" كل عام منذ عام 2013. نظرة عامة على الوظيفة: نحن نبحث عن مدير مكتب ومساعد تنفيذي من ذوي الخبرة للانضمام إلينا بعقد مدته 5 أشهر. سوف تكون لاعب فريق قوي مع مهارات استثنائية في التعامل مع الآخرين ومهارات الاتصال، إلى جانب القدرة على إظهار المبادرة - توقع احتياجات قاعدة عملائك بشكل استباقي. المسؤوليات الأساسية: الدعم الإداري والفريق توفير الدعم الإداري لأعضاء الفريق التأكد من تسجيل تقارير الاجتماعات بدقة على Salesforce الحفاظ على إدخالات التقويم وتنظيمها ومراجعتها لأعضاء الفريق، والتأكد من أنها تظل محدثة بتفاصيل الاجتماع الدقيقة والخدمات اللوجستية والملاحظات جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية والمكالمات الجماعية، وتنسيق حجوزات الغرف، ووجبات الغداء، والترتيبات ذات الصلة توفير تغطية هاتفية للفريق حسب الحاجة، والرد على عدد كبير من المكالمات الحساسة للوقت وفحصها وتوجيهها، وتوصيل رسائل دقيقة ومفصلة توفير غطاء مؤقت للمساعدين التنفيذيين الآخرين حسب الضرورة السفر والأحداث والتنسيق تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والنقل البري العمل كنقطة اتصال رئيسية للعروض الترويجية في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا، بما في ذلك جداول الأعمال والجداول الزمنية والتأشيرات ومتطلبات الزوار توقع مجموعة كاملة من احتياجات زيارات العملاء والتنسيق داخليًا حسب الاقتضاء الاحتفاظ بسجل اجتماعات الشركاء العامين السنوية والمؤتمرات الصناعية الأخرى وإدارتها تسجيل أعضاء الفريق للمؤتمرات والفعاليات، وتنسيق جميع الخدمات اللوجستية المرتبطة بها العمل كمفتاح الاتصال ل الفريق يضم مجموعات داخلية ومجالات دعم عبر إدارة الشؤون المالية والموردين للشركة معالجة نفقات الأعمال للفريق وإجراء تسوية شهرية لبيانات بطاقات الشركة تنسيق مهام الطباعة مع الطابعات الداخلية أو الخارجية، حسب الاقتضاء الحفاظ على اللوازم المكتبية وإدارة العديد من بائعي المكاتب ومقدمي الخدمات، بما في ذلك إدارة المرافق والضيافة والتدبير المنزلي إدارة المكاتب والمرافق العمل كنقطة اتصال رئيسية للمسائل المتعلقة بالمكتب، واتصالات المالك، والتصاريح، والصيانة المستمرة التأكد من أن مكت لا يزال يعمل طاقته، وتنسيق أي إعداد مكتبي أو متطلبات تشغيلية الاتصال بتكنولوجيا المعلومات بشأن إعدادات مؤتمرات الفيديو أو المسائل الأخرى التي تتطلب دعم تكنولوجيا المعلومات المساعدة في أرشفة المكتب السنوية للموارد البشرية والامتثال المحلي (الرياض) العمل كنقطة اتصال لمكت لشؤون الموارد البشرية اليومية دعم تأهيل الموظفين الجدد إدارة البوابات المحلية مثل Qiwa و GOSI، بما في ذلك العقود والتجديدات ومتابعة الموظفين تنسيق طلبات تأشيرة الموظفين ووثائق السفر المطلوبة المتطلبات / المؤهلات الرئيسية: (أساسية ما لم ينص على خلاف ذلك) الخبرة كمساعد تنفيذي، أو مساعد دعم، أو في دور آخر ذي صلة داخل صناعة الخدمات المالية واسع الحيلة وقابل للتكيف، وقادر على إدارة الأولويات المتعددة والمتغيرة Proact نهج فعال لمتابعة التفاصيل وتوقع المشكلات وإغلاق الطلبات أسلوب ممتاز عبر الهاتف والتعامل شخصيًا، مع تركيز قوي على خدمة العملاء في بيئة عمل متطلبة الحكم السليم والتقدير عند التعامل مع المعلومات السرية موجه نحو الفريق، مع القدرة أيضًا على العمل بشكل مستقل مع الحد الأدنى من التوجيه. يجب أن يك

المتطلبات

• القدرة على الأداء الفعال في بيئة سريعة الخطى
• القدرة على العمل بثقة ومهنية مع الأفراد رفيعي المستوى في جميع أنحاء الشركة
• مهارات تنظيمية ممتازة، مع مستوى عال من الاهتمام بالتفاصيل
• مهارات قوية في إدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة بكفاءة
• يتقن استخدام Microsoft Office (Excel وWord وPowerPoint وOutlook)

المهارات