مراقب وثائق

الوصف الوظيفي

انضم إلى الجهة لتولي مسؤولية تنظيم الوثائق. إنشاء نظام تحكم شامل للوثائق. استلام وتسجيل وتوزيع الوثائق الواردة والصادرة. حفظ الوثائق بشكل منظم وسهل الاسترجاع. تحديث سجلات الوثائق وقواعد البيانات والأرشيفات. تطبيق ومراقبة إجراءات تدفق الوثائق. المساعدة في إعداد وتوزيع التقارير والعروض التقديمية والمواد المتعلقة بالمشروع. التعاون مع فرق المشروع لضمان التحكم بإصدارات الوثائق وإدارتها. إجراء تدقيقات دورية لضمان الالتزام بالإجراءات. تدريب ودعم أعضاء الفريق على عمليات الوثائق. المساهمة في تنفيذ وصيانة نظام إدارة الوثائق الإلكتروني

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو مجال ذي صلة
• في التحكم بالوثائق أو دور مشابه، يفضَّل في قطاع البناء أو الهندسة
• معرفة قوية بعمليات التحكم بالوثائق وأفضل الممارسات والمعايير الصناعية
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل
• القدرة على العمل بفعالية في بيئة سريعة وتعدد الأولويات
• مهارات اتصال وتفاعل شخصية قوية
• خبرة في إدارة قواعد البيانات وإدخال البيانات
• إلمام بأنظمة الأرشفة وحفظ الملفات
• معرفة باللوائح والمعايير الصناعية ذات الصلة
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق

المهارات