مساعد تنفيذي

الوصف الوظيفي

مجموعة الجهة هي قوة استراتيجية في مجال الابتكار وريادة الأعمال تقود النمو عبر القطاعات الواعدة في المملكة العربية السعودية. نحن متخصصون في المسرعات والحاضنات وبناء المشاريع وبرامج التدريب المصممة بشهادات مهنية معترف بها دوليًا. بالإضافة إلى ذلك، نحن نقدم خدمات شاملة للعلامات التجارية والتسويق وإدارة الأحداث، مما يمكّن الشركات الناشئة والشركات والهيئات الحكومية من الابتكار والتوسع وتحقيق النمو المستدام. ملخص الموقف يعمل المساعد التنفيذي كشريك استراتيجي للرئيس التنفيذي، حيث يوفر دعمًا إداريًا وسكرتارية وتشغيليًا وشخصيًا رفيع المستوى لضمان الإدارة الفعالة للأولويات التجارية والشخصية. يتطلب هذا الدور مهارات تنظيمية استثنائية، وحسن التقدير، والمبادرة، والقدرة على توقع الاحتياجات أثناء إدارة المسؤوليات المتعددة في بيئة سريعة الخطى. يعمل المساعد التنفيذي كنقطة اتصال أساسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، مما يضمن التواصل السلس والتنسيق الفعال والتنفيذ الخالي من العيوب للمهام والمشاريع والأحداث وترتيبات السفر. • توفير الدعم الإداري والتنفيذي الشامل للرئيس التنفيذي وفريق القيادة العليا. • إدارة وتنسيق التقويمات والاجتماعات والمواعيد والأولويات التنفيذية. • التنسيق المحلي والدولي جميع ترتيبات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل ومسارات الرحلة. • إعداد العروض التقديمية والتقارير والمراسلات ومواد الاجتماعات والموجزات التنفيذية. • إدارة الاتصالات الواردة وضمان المتابعة في الوقت المناسب لبنود العمل والالتزامات. • حضور الاجتماعات وتسجيل المحاضر وتتبع التقدم المحرز في الإجراءات المعينة. • إجراء البحوث وإعداد التقارير والتحليلات والملخصات لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية. • العمل كحلقة وصل أساسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. • تنسيق الأحداث التنفيذية واجتماعات مجلس الإدارة وورش العمل والمؤتمرات وإشراك أصحاب المصلحة. • دعم المشاريع متعددة الوظائف والمبادرات الاستراتيجية، وضمان التنفيذ والمتابعة في الوقت المناسب. • الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات والسجلات وقواعد البيانات والعمليات الإدارية. • مراقبة متطلبات المكتب والتنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات عند الضرورة. • التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأعلى مستوى من التقدير. • توقع الاحتياجات التنفيذية، وحل المشاكل بشكل استباقي، وضمان العمليات اليومية السلسة. • أداء واجبات إضافية يكلفها بها الرئيس التنفيذي. • الاستعداد لاستيعاب التزامات ما بعد ساعات العمل عند الاقتضاء. • التوفر للعمل في عطلات نهاية الأسبوع كما هو مطلوب لدعم احتياجات العمل. • المرونة في السفر حسب ما تقتضيه احتياجات العمل. • الاستعداد لتحمل مسؤوليات إضافية د دعم النجاح حسب الحاجة

المتطلبات

• المؤهلات والخبرة
• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو الاتصالات أو المجال ذي الصلة المفضل
• خبرة في الإدارة التنفيذية، وإدارة المكاتب، وتنسيق المشاريع، أو المساعدة الشخصية
• يفضل بشدة الخبرة في دعم المديرين التنفيذيين رفيعي المستوى

المهارات