مساعد تنفيذي أول

الوصف الوظيفي

يلعب المساعد التنفيذي الأول (SEA) دورًا حاسمًا في الإشراف على التشغيل الفعال لفرق المشروع ووحدات الأعمال وتمكينه. SEA مسؤول عن إنشاء عمليات إدارية قوية والإشراف على الموظفين وتنسيق الخدمات لتعزيز الكفاءة التشغيلية. يعد هذا الدور جزءًا لا يتجزأ من التنفيذ الناجح للمشاريع ويتطلب مهارات قيادية وتنظيمية واتصالات قوية. مدة المشروع: 5 أشهر • قيادة وإدارة وظائف الدعم الإداري، وضمان كفاءة وفعالية العمليات عبر الإدارة. • تنسيق عمليات المكاتب والمرافق وخدمات الدعم، بما في ذلك متطلبات مساحة العمل والصيانة. • الإشراف على مراقبة الوثائق، وإدارة السجلات، وإدارة المعلومات، والحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة. • دعم تنسيق الفريق، وإدارة الاجتماعات، والجدولة، وضمان سلاسة الخدمات اللوجستية لجميع الأنشطة المتعلقة بالمشروع. • ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءاتها والحوكمة الإدارية، والحفاظ على بيئة عمل مهنية وأخلاقية. • تنسيق أنشطة الإعداد والدعم الإداري للموظفين، وتوفير تجربة سلسة ومرحبة للموظفين الجدد. • الحفاظ على أنظمة إعداد التقارير والتتبع وحفظ الملفات، وضمان سجلات إدارية دقيقة وحديثة. • قيادة مبادرات التحسين المستمر، وتحديد وتنفيذها إدخال تحسينات على العمليات لتعزيز الكفاءة الإدارية. • تسهيل التنسيق والتواصل متعدد الوظائف، وتعزيز بيئة تعاونية بين فرق المشروع وأصحاب المصلحة. • توفير الدعم الإداري الدقيق وفي الوقت المناسب للمشروع والعمليات التجارية، وضمان العمليات اليومية السلسة

المتطلبات

• قدرات القيادة والإشراف على الفريق، مع القدرة على تحفيز وتوجيه الموظفين الإداريين
• المعرفة بإدارة السجلات، ومراقبة الوثائق، وممارسات الحكم الإداري، وضمان الامتثال للمعايير
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحكمة واحتراف
• مهارات قوية في حل المشكلات واتباع نهج استباقي لتحسين العملية وتحديد وتنفيذ الحلول الفعالة
• خبرة في تطوير وتنفيذ العمليات والإجراءات الإدارية الفعالة، مما يؤدي إلى التميز التشغيلي

المهارات