مراقب وثائق أول

الوصف الوظيفي

الجهة لإدارة البرامج (الجهة) هي مشروع مشترك رائد بين صندوق الاستثمارات العامة (PIF) وجاكوبس وشركة أرامكو السعودية، وقد تم تأسيسها لتقديم خدمات إدارة البرامج ذات المستوى العالمي في جميع أنحاء المملكة العربية السعودية. تلعب الجهة دورًا رئيسيًا في دعم تحقيق رؤية السعودية 2030، لا سيما في تنفيذ المشاريع الضخمة وتطوير البنية التحتية واسعة النطاق. نحن نبحث عن مراقب وثائق أول للانضمام إلى الجهة المسؤولية الشاملة عن الحفاظ على معلومات المشروع / البرنامج ومعالجتها ضمن أنظمة التحكم في المستندات وإدارة المعلومات الخاصة بالمشروع / البرنامج والتأكد من أن أي مراقبي مستندات يشرفون عليهم يحافظون عليها. المسؤوليات الرئيسية • يتعاون مع مدير المشروع لضمان خطط البناء، بما في ذلك التصميم، وقابلية البناء، والمنهجية، والصحة والسلامة والبيئة، والتسليم، يتم الاتفاق عليها وإبلاغها بشكل فعال للفريق بأكمله. • المسؤولية الشاملة عن الحفاظ على ومعالجة معلومات المشروع/البرنامج ضمن أنظمة التحكم في المستندات وإدارة المعلومات للمشروع/البرنامج والتأكد من أن أي "مراقبي المستندات" الذين يشرفون عليهم يحافظون على نفس الشيء. • قد يعمل كقائد للفريق، وتوفير التوجيه الفني للموظفين الآخرين على مستوى مراقبة الوثائق. • يساعد في تطوير وتحديث السياسات والإجراءات والعمليات، حسب الاقتضاء. • يضمن تدريب المشاركين في المشروع في الممارسة العملية التطبيق العملي لنظم إدارة المعلومات. • يشرف على الملف الرئيسي المركزي وملفات المكتب الميداني، حسب الاقتضاء، لجميع وثائق السجل الواردة والصادرة للمشاريع/البرامج. • يضمن أن جميع وثائق المشروع وسجلاته مفهرسة بشكل صحيح، وحفظها، وأرشفتها وفقا للإجراءات والمعايير المعمول بها. • مراجعة ومعالجة وثائق المشروع الواردة والصادرة مثل الرسومات والمواصفات والمراسلات والتقارير والتقديمات للامتثال الإداري. • رصد ومراقبة مراجعات الوثيقة، وضمان أن أحدث المراجعات متاحة لأعضاء فريق المشروع. • يحتفظ بوثيقة المشروع دقيقة وحديثة وسجلات السجلات، بما في ذلك الإرسالات وتأكيدات الاستلام وقوائم التوزيع. • إدارة نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، والتأكد من استخدامه وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها. • توفير التدريب والدعم لأعضاء فريق المشروع على استخدام نظام إدارة الوثائق الإلكترونية وأدوات وأنظمة التحكم في المستندات الأخرى. • ضمان الامتثال لمتطلبات المشروع والمعايير التنظيمية لمراقبة الوثائق. • المساعدة في إعداد تقارير مراقبة وثائق المشروع والعروض التقديمية، كما هو مطلوب. • أداء واجبات أخرى يكلفها بها مدير المشروع أو غيره من كبار الموظفين

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو المجال ذي الصلة.
• من الخبرة في مراقبة المستندات في مجال البناء أو الهندسة أو الصناعة ذات الصلة.
• المعرفة المثبتة بإجراءات مراقبة المستندات والعمليات والأدوات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني في بيئة سريعة الخطى ومحددة بالمواعيد النهائية.
• الإلمام بأدوات وبرامج إدارة المشاريع، مثل (EDMS) - ACONEX وMicrosoft Office Excel وWord أو منصات الجدولة والتعاون المماثلة.
• خبرة في العمل بشكل تعاوني مع فرق متعددة الوظائف، بما في ذلك مديري المشاريع والمهندسين والمشتريات وموظفي العمليات.
• المهارات التنظيمية وحل المشكلات والتحليلية القوية لدعم التنفيذ الفعال للمشاريع.
• اتصالات ممتازة وقدرات التعامل مع الآخرين للتفاعل مع كل من أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
• التحليلية والشاملة، والقدرة على حل المشاكل.
• القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات المتعددة بفعالية.
• المرونة والقدرة على التكيف في الاستجابة لمتطلبات العمل المتغيرة.
• إدارة عبء العمل وتحديد أولوياته بشكل فعال والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة

المهارات