مراقب وثائق

الوصف الوظيفي

المنصب: مراقب المستندات الموقع: الرياض، المملكة العربية السعودية القسم: المشاريع / العمليات نوع التوظيف: دوام كامل حول سي إس آي جلوبال الجهة هي شركة رائدة في مجال الخدمات الهندسية والفنية المتخصصة في الاختبار والضبط والموازنة (TAB)، والاختبار والتشغيل (Cx)، وهيئة التشغيل المستقلة (ICA)، والتشخيصات الكهربائية والميكانيكية، والخدمات الهندسية في جميع أنحاء دول مجلس التعاون الخليجي والأسواق الدولية. نحن نبحث عن مراقب مستندات منظم وموجه نحو التفاصيل لدعم فرق المشروع والهندسة لدينا من خلال ضمان التحكم الدقيق في وثائق المشروع وتتبعها وحفظها وتوزيعها واسترجاعها. نظرة عامة على الموقف سيكون مراقب المستندات مسؤولاً عن الحفاظ على نظام فعال لإدارة المستندات للوثائق الفنية والإدارية المتعلقة بالمشروع. يتضمن الدور التنسيق مع مديري المشاريع والمهندسين والاستشاريين والمقاولين والعملاء لضمان مراجعة المستندات والموافقة عليها وتوزيعها وأرشفتها بشكل صحيح وفقًا لمتطلبات المشروع وإجراءات الشركة. المسؤوليات الرئيسية • إدارة وصيانة وثائق المشروع، بما في ذلك الوثائق الفنية والهندسية والتجارية والإدارية. • استلام وتسجيل وتصنيف وتوزيع وتتبع المستندات الواردة والصادرة. • الحفاظ على سجلات وثيقة دقيقة، وسجلات، والإحالات، وسجلات المراجعة. • التأكد من قيام الجميع بذلك يتم ترقيم المستندات وتسميتها وتنسيقها وحفظها بشكل صحيح وفقًا لإجراءات الشركة والمشروع. • التحكم في مراجعات المستندات والتأكد من توفر أحدث الإصدارات المعتمدة لفرق المشروع ذات الصلة. • تنسيق تقديم واسترجاع الوثائق بين CSI والعملاء والاستشاريين والمقاولين وأصحاب المصلحة الآخرين. • إعداد وإصدار عمليات إرسال المستندات للرسومات والتقارير والعروض الفنية وبيانات الطريقة ووثائق التفتيش وتسليمات المشروع الأخرى. • تتبع حالة مراجعة المستندات والموافقة عليها ومتابعة الطلبات المعلقة. • الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والورقية والتأكد من سهولة الوصول إلى المستندات عند الحاجة. • دعم فرق المشروع في إعداد الوثائق لعمليات التفتيش والاختبار والتكليف وتسليم المشروع. • الاحتفاظ بسجلات طلبات المعلومات، التقديمات، التقارير الفنية، الرسومات، الموافقات، المراسلات، محاضر الاجتماعات، وسجلات المشروع الأخرى. • التأكد من تحديد المستندات القديمة أو المستبدلة وحفظها في الأرشيف بشكل مناسب. • المساعدة في إعداد وثائق المشروع للتسليم النهائي والإغلاق. • ضمان امتثال أنشطة مراقبة المستندات لإجراءات CSI ومتطلبات العميل ومعايير التحكم في المستندات الخاصة بالمشروع. • التنسيق مع فرق المشروع لتحديد الوثائق المفقودة أو غير الكاملة أو المتأخرة. • إنشاء تقارير دورية لمراقبة المستندات وتقديم التحديثات لإدارة المشروع. • الحفاظ على سرية وسلامة معلومات المشروع الحساسة. • أداء مراقبة المستندات الأخرى والواجبات الإدارية التي تم تعيينها من قبل الإدارة. ما نقدمه • فرصة للعمل مع منظمة الخدمات الهندسية والفنية الدولية المتنامية. • التعرض لمشاريع الهندسة الكهربائية والميكانيكية الكبرى، والبنية التحتية، والاختبار، والتكليف. • بيئة عمل احترافية وتعاونية. • فرص للتطوير الوظيفي والنمو

المتطلبات

• الفهم الجيد لعمليات مراقبة المستندات ووثائق المشروع
• خبرة في العمل مع سجلات المستندات والإحالات ومراقبة المراجعة وأنظمة تتبع المستندات
• كفاءة قوية في Microsoft Office، وخاصة Excel و Word
• مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الجيدة باللغة الإنجليزية
• الاهتمام القوي بالتفاصيل والمهارات التنظيمية الممتازة
• القدرة على إدارة وثائق متعددة، والأولويات، والمواعيد النهائية في بيئة مشروع سريع الخطى
• المعرفة بالهندسة الكهربائية والميكانيكية ووثائق الاختبار والتكليف
• الإلمام بالرسومات الهندسية والتقارير الفنية وسجلات التفتيش ووثائق التكليف
• خبرة في العمل مع الاستشاريين والمقاولين والعملاء
• مهارات المتابعة والتنسيق قوية
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق مشروع متعدد التخصصات
• المعرفة بترقيم المستندات ومعايير حفظ المشروع
• الكفاءات الرئيسية
• الاهتمام إلى التفاصيل
• التنظيم وإدارة الوقت
• الاتصالات والتنسيق
• دقة البيانات
• المتابعة وإعداد التقارير
• مهارات مايكروسوفت أوفيس
• السرية وإدارة المعلومات
• العمل الجماعي والتعاون

المهارات