مساعد تنفيذي

الوصف الوظيفي

ملخص: الجهة هي شركة محاماة عالمية رائدة، تقدم الاستشارات للعملاء بشأن المعاملات والنزاعات المهمة. تقوم فرقنا الاستثنائية بصياغة ونشر استراتيجيات قانونية إبداعية مصممة بدقة لكل مسألة، مهما كانت معقدة أو عالية المخاطر. ويتميز عمل الشركة بمزيج فريد من الدقة والرؤية. سيكون المساعد التنفيذي القانوني الأول، الذي يقع مقره، مسؤولاً عن توفير دعم تنسيق تنفيذي وإداري وممارسي رفيع المستوى للشركاء. يتطلب الدور القدرة على تجاوز دعم المعاملات وتقديم مساعدة استباقية في إدارة الأولويات والاتصالات وتنسيق الفواتير والأنشطة المتعلقة بالعميل ودعم الممارسة اليومية. يعمل المنصب كنقطة تنسيق رئيسية بين الشركاء وأصحاب المصلحة الداخليين، مما يساعد على ضمان سير العمل الفعال والتواصل القوي والتنفيذ الفعال لأولويات العمل. يقدم هذا الدور تقاريره إلى مدير العمليات. تشمل المسؤوليات ما يلي: دعم الشركاء وتنسيق الممارسات • إدارة العمليات اليومية للشريك، بما في ذلك إدارة التقويم والسفر والنفقات وتحديد الأولويات الشاملة للالتزامات. • إدارة مراسلات الشريك وإجراءات المتابعة بشكل استباقي. • دعم تخطيط سفر العمل، بما في ذلك تحديد وتنسيق اجتماعات العميل أو العمل عند الاقتضاء. • التعاون التحدث بشكل وثيق مع أصحاب المصلحة الداخليين لدعم التنسيق اليومي لممارسة الشريك ومسؤولياته القيادية. • الاتصال بانتظام بإدارات الشركة لضمان التشغيل السلس لممارسة الشريك والأنشطة التجارية ذات الصلة. الدعم الإداري والتشغيلي • إدارة مجموعة واسعة من الواجبات الإدارية المعقدة، بما في ذلك جدولة الاجتماعات وإعداد التقارير ومواد الاجتماع، والرد على المراسلات، وتجهيز تقارير النفقات، والتعامل مع المكالمات الهاتفية. • الحفاظ على الملفات والوثائق السرية بما يتماشى مع سياسات الشركة ومتطلبات الاحتفاظ بالسجلات. • تنظيم ترتيبات السفر المحلية والدولية المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل والتأشيرات وخطوط الرحلات التفصيلية. • المساعدة في إعداد العروض التقديمية الداخلية والخارجية، بما في ذلك مواد العميل ووثائق التقارير الداخلية. تأهيل العملاء والفواتير ودعم العلاقات • تنسيق ودعم أنشطة تأهيل العملاء وإعداد الفواتير للشريك، والعمل بشكل وثيق مع الفرق الداخلية ذات الصلة لضمان المعالجة الدقيقة وفي الوقت المناسب. • مراجعة الجداول الزمنية، ومعلومات الفواتير، والمواد ذات الصلة قبل دورات الفواتير، والمساعدة في متابعة العناصر المعلقة عند الحاجة. • دعم تنظيم ومتابعة تفاعلات العملاء الرئيسية وأنشطة إدارة العلاقات. • عاصي الأول مع تخطيط وتنسيق اجتماعات العملاء والترفيه والأنشطة المتعلقة بتطوير الأعمال بما يتماشى مع أولويات العميل الأوسع. تطوير الأعمال ومبادرات العملاء • المساعدة في تتبع وتنسيق أنشطة تطوير الأعمال ذات الصلة بالممارسة، بما في ذلك العروض التقديمية والتواصل مع العملاء وعناصر المتابعة. • دعم إعداد مواد تطوير العميل والعروض التقديمية ووثائق الاجتماع إذا لزم الأمر. • المساعدة في تنسيق مبادرات تقدير العملاء وأنشطة الرعاية وجهود التوعية ذات الصلة عند الاقتضاء. دعم البرمجة الداخلية والخارجية • دعم الأحداث والاجتماعات الداخلية والخارجية للشركة التي تشمل العملاء وأصحاب المصلحة الآخرين. • تنسيق الخدمات اللوجستية والمواد والأبحاث ذات الصلة أو جمع المعلومات لدعم مبادرات الشركة والعملاء. • العمل كحلقة وصل مع الفرق الداخلية والأطراف الخارجية للمساعدة في تخطيط وتنفيذ الاجتماعات والأحداث

المتطلبات

• مستوى عال من النزاهة والتقدير في التعامل مع المعلومات السرية
• القدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى وإدارة المهام المتنافسة المتعددة
• مهارات تعاون قوية والقدرة على العمل بفعالية عبر الإدارات
• مستوى عال من المبادرة، والحكم السليم، ومهارات حل المشكلات الاستباقية
• القدرة على التكيف والمرونة والقدرة على الاستجابة للأولويات المتغيرة
• البدء الذاتي بنهج استباقي وواسع الحيلة
• يفضل درجة البكالوريوس

المهارات