موظف استقبال

الوصف الوظيفي

ملخص: الجهة هي شركة محاماة عالمية رائدة، تقدم الاستشارات للعملاء بشأن المعاملات والنزاعات المهمة. تقوم فرقنا الاستثنائية بصياغة ونشر استراتيجيات قانونية إبداعية مصممة بدقة لكل مسألة، مهما كانت معقدة أو عالية المخاطر. ويتميز عمل الشركة بمزيج فريد من الدقة والرؤية. نحن نبحث عن موظف استقبال للانضمام إلى مكتبنا في الرياض. يقدم هذا الدور تقاريره إلى مدير العمليات. تشمل المسؤوليات ما يلي: • المسؤول عن العرض العام لمنطقة الاستقبال ضمان مناطق نظيفة ومرتبة وبطريقة مهنية • التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة وتوجيهها كما هو مطلوب (عبر لوحة التبديل إذا لزم الأمر). خذ الرسائل وقم بتمريرها حيثما كان ذلك مناسبًا • الترحيب بالزوار وإرشادهم إلى الغرفة المناسبة. قم بتوفير كلمة مرور Wi-Fi للضيوف عند الحاجة. المساعدة في أي طلبات خاصة قد تكون لديهم • قم بترتيب غرفة (غرف) الاجتماعات وغرف الزوار بعد استخدامها والتأكد من أنها تبدو جيدة المظهر • التحقق من استلام الفاكسات والتحقق من مستويات الورق في الطابعة • التعامل مع رسائل البريد الصوتي • إجراء حجوزات لغرف الفيديو/المؤتمرات وتنظيم/إعداد مكالمات الفيديو/المؤتمرات عند الحاجة باستخدام برنامج جدولة الغرفة • حجز مكاتب المحامين الزائرة (VAO) وإعداد الضروريات عند الحاجة • طلب تقديم الطعام/المشروبات للحاضرين في الاجتماع والاتصال بفريق تقديم الطعام عند الضرورة • التحقق من رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها • الاتصال والأعضاء حد ذاته شركات البريد المحلية للمستندات الصادرة وإدارة البريد الصادر • توزيع الوثائق الواردة والمراسلات والطرود للموظفين المعنيين. (عند الاقتضاء، قم بتسجيل البريد في السجل/برنامج Excel) • المهام الإدارية مثل حفظ المستندات ومسحها ضوئيًا وتصويرها وتجليدها كما هو مطلوب • ترتيب وسائل النقل (سيارات الأجرة/الرحلات الجوية) والإقامة كما هو مطلوب • تنظيم المطاعم عند الاقتضاء • المساعدة في أي واجبات إدارية أخرى يتم تعيينها

المتطلبات

• مهارات الاتصال والتنظيم ممتازة
• القدرة على استخدام المبادرة الخاصة والتفكير بوضوح ومنطقي في جميع الأوقات
• البقاء هادئا تحت الضغط خلال فترات الانشغال
• القدرة على القيام بمهام متعددة وتحديد الأولويات تبعاً لذلك
• مهارات خدمة العملاء الممتازة والكفاءة المهنية
• نهج مرن واستباقي للعمل
• العرض الاحترافي
• مهارات التعامل مع الآخرين وفريق جيدة
• الاستعداد للعمل الإضافي عند الحاجة
• تماشيا مع متطلبات السعودة، هذا المنصب مفتوح للمواطنين السعوديين فقط
• مهارات اللغة الإنجليزية القوية. القراءة والكتابة والتحدث
• خبرة في العمل مع Microsoft Office Professional (Word و Excel و PowerPoint و Outlook)
• خبرة في العمل مع "جدولة الغرفة" أو ما شابه ذلك
• سوف ينظر جيبسون دن في توظيف المتقدمين المؤهلين ذوي التاريخ الإجرامي بطريقة تتفق مع متطلبات القانون المحلي
• ______
• تلتزم الجهة بضمان تكافؤ فرص العمل لجميع المتقدمين المؤهلين، بما في ذلك الأفراد ذوي الإعاقة. نحن نسعى جاهدين لضمان تجربة توظيف شاملة ويمكن الوصول إليها. ستوفر الشركة تسهيلات معقولة للأفراد المؤهلين من ذوي الإعاقة لتمكينهم من المشاركة في عملية التقديم والتوظيف، ما لم يكن القيام بذلك يفرض مشقة لا داعي لها، وفقًا للقوانين واللوائح المعمول بها

المهارات