أخصائي إدارة الوثائق

الوصف الوظيفي

إدارة وصيانة وثائق المشروع باستخدام أنظمة مثل Aconex أو SharePoint أو أي منصة إدارة وثائق أخرى. تنسيق تدفق الوثائق بين العميل، فريق مكتب إدارة المشاريع، الاستشاريين، والمقاولين لضمان تقديم ومراجعة وموافقة في الوقت المناسب. الحفاظ على سجلات الوثائق وتحديثها بما فيها الرسومات، طلبات المعلومات، التسليمات الفنية، أوراق الامتثال والمراسلات. تتبع الوثائق الواردة والصادرة مع تسجيل وتوزيع وحفظ مناسب. مراقبة دورات مراجعة الوثائق ومتابعة أصحاب المصلحة لضمان الاستجابات في الوقت المحدد. التحقق من مطابقة جميع التسليمات لمتطلبات البرنامج وإجراءاته ومعايير الجودة. الحفاظ على تحكم صارم بالإصدارات لضمان استخدام أحدث الوثائق المعتمدة. إعداد وإصدار النقلات مع سجلات دقيقة وقابلة للتتبع. دعم فرق البرنامج في تتبع التسليمات وتنظيم الوثائق. المساعدة في إعداد التدقيق من خلال الحفاظ على وثائق مكتملة ومؤرشفة بشكل صحيح. حماية سرية ودقة ونزاهة جميع وثائق البرنامج طوال دورة حياته

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في مجال ذي صلة
• خبرة كمتخصص تحكم وثائق
• إتقان استخدام أنظمة إدارة الوثائق مثل Aconex أو SharePoint أو EDMS
• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثاً
• إتقان تطبيقات Microsoft Office خاصة Word و Excel و Outlook
• معرفة جيدة بعمليات التحكم في الوثائق وإجراءاتها وتدفق العمل في بيئات مكتب إدارة المشاريع
• مهارات تنظيمية واتصالية قوية مع القدرة على التنسيق مع عدة أصحاب مصلحة
• معرفة بالممارسات الإدارية والكتابية وخدمة العملاء
• القدرة على إدارة مهام متعددة، ترتيب الأولويات، والالتزام بالمواعيد في بيئة مشروع سريعة

المهارات