أخصائي إداري

الوصف الوظيفي

ملخص الدور يتولى الأخصائي الإداري مسؤولية تقديم الدعم الإداري والمكتبي الشامل لفريق المشروع. يضمن هذا الدور إدارة المستندات بكفاءة، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة المكاتب، والتعامل مع المراسلات، ودعم الأنشطة التشغيلية اليومية. المرشح المثالي منظم للغاية ومهتم بالتفاصيل وقادر على إدارة مهام متعددة في بيئة مشروع سريعة الخطى. المسؤوليات الرئيسية • إدارة العمليات الإدارية والمكتبية اليومية. • صيانة وتنظيم وثائق المشروع والسجلات وأنظمة حفظ الملفات. • تنسيق الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال وتسجيل محاضر الاجتماعات. • التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، ورسائل البريد الإلكتروني، والاتصالات الهاتفية. • دعم عمليات مراقبة المستندات وضمان التوزيع المناسب للمستندات. • ترتيب السفر والإقامة والخدمات اللوجستية لموظفي المشروع عند الحاجة. • مراقبة اللوازم المكتبية وتنسيق طلبات الشراء. • المساعدة في إعداد التقارير والعروض التقديمية والوثائق الأخرى المتعلقة بالمشروع. • التنسيق مع الإدارات الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لتسهيل العمليات بسلاسة. • ضمان الامتثال لسياسات الشركة والإجراءات الإدارية. • دعم أنشطة الإعداد للموظفين الجدد وموظفي المشروع. • أداء الواجبات الإدارية الأخرى المعينة من قبل الإدارة

المتطلبات

• درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة
• الحد الأدنى 3 سنوات من الخبرة في الإدارة، وإدارة المكاتب، أو دور مماثل
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية
• مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية. اللغة العربية هي ميزة
• الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)
• القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بشكل احترافي
• اهتمام قوي بالتفاصيل وقدرات حل المشكلات
• يفضل خبرة في العمل في بيئات المشروع أو البناء أو الهندسة أو الاستشارات
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاوني ضمن الفريق

المهارات