مراقب مستندات الموقع

الوصف الوظيفي

على مدى عقود من النمو، اعتمدنا حلولاً ذكية تعمل على تحسين الطريقة التي نبني بها، مما يجعل أمانة رائدة إقليمية في الصناعة اليوم. لقد تجاوزنا البناء التقليدي من خلال دعم الحلول الذكية التي تعمل على تحسين الطريقة التي نبني بها. نحن شركة التصميم والبناء الموثوقة في المنطقة، والمتخصصة في البناء الصناعي لأكثر من ثلاثة عقود. تعتمد سمعتنا على قدرتنا على تقديم حلول متكاملة للمشاريع السريعة بشكل متكرر. نحن منظمة تتمحور حول الإنسان وتعمل على تعزيز فرص التعلم والتطوير لجميع الموظفين لتحقيق النجاح في الأسواق الديناميكية. من خلال الاستثمار في النمو والتعلم المستمر لموظفينا، فإننا نتحدى ونغير الطريقة التي نبني بها معًا - الأفراد والشركات. نحن صاحب عمل يتسم بتكافؤ الفرص ونرحب بالطلبات المقدمة من جميع المرشحين المؤهلين. نحن ملتزمون بتعزيز بيئة شاملة وتشجيع الأفراد الموهوبين من جميع الخلفيات على التقديم. نحن نبحث عن مراقب مستندات منظم وموجه نحو التفاصيل لإدارة وثائق المشروع والتحكم فيها وصيانتها طوال دورة حياة المشروع بأكملها. سيضمن المرشح الناجح أن جميع السجلات الفنية والتعاقدية والجودة والتجارية وسجلات المشروع مسجلة بدقة، ويتم صيانتها بشكل آمن، ويمكن استرجاعها بسهولة، وتوزيعها على الجهات المعنية في الوقت المناسب. يتطلب الدور تنسيقًا وثيقًا مع فرق إدارة المشاريع والهندسة وضمان الجودة / مراقبة الجودة والصحة والسلامة والبيئة والتجارية والموقع لدعم التسليم الناجح وإغلاق التصميم وبناء المشاريع الصناعية والتجارية ومراكز البيانات. • الحفاظ على ومراقبة جميع وثائق المشروع، بما في ذلك وثائق العقد والرسومات والتقديمات الفنية وسجلات الجودة والفواتير والجداول الزمنية وسجلات المواد والمراسلات والتقارير. • التأكد من تحديد وثائق المشروع بدقة، وتخزينها بشكل آمن، وإمكانية استرجاعها بسهولة، وحمايتها من الفقدان أو التلف أو الوصول غير المصرح به أو سوء الاستخدام. • مراجعة متطلبات التحكم في مستند المشروع، والمتطلبات التعاقدية، والمواصفات، والإجراءات ذات الصلة بأنشطة إدارة المستندات. • مساعدة مدير المشروع في إنشاء وصيانة مصفوفة توزيع وثائق المشروع، وهيكل حفظ الملفات، وإجراءات مراقبة الوثائق. • التنسيق مع إدارة المشاريع، والهندسة، وضمان الجودة/مراقبة الجودة، والصحة والسلامة والبيئة، والتجارية، والمشتريات، وفرق الموقع لضمان تقديم المستندات في الوقت المناسب، ومراجعتها، والموافقة عليها، والتوزيع، والإغلاق. • إدارة وصيانة وثائق المشروع ضمن أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية المعتمدة (EDMS) مثل Autodesk Construction Cloud (ACC)، أو Aconex، أو SharePoint، أو Dropbox، أو الأنظمة الأساسية الأخرى المعتمدة من الشركة. • ضمان البيانات الوصفية للوثيقة، نامي يتم تطبيق الاتفاقيات وأنظمة ترقيم المستندات وضوابط المراجعة وسير العمل وفقًا لمتطلبات المشروع والشركة. • الحفاظ على سجلات المستندات وتحديثها بانتظام، وسجلات الرسم، وسجلات التقديم، وتتبع المراسلات، وسجلات المستندات الواردة والصادرة. • إعداد وإصدار وتتبع عمليات إرسال المستندات إلى العملاء والاستشاريين والمقاولين من الباطن والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين ذوي الصلة. • توزيع المستندات على الموظفين المعتمدين وفقًا لمصفوفات التوزيع المعتمدة وإجراءات المشروع ومتطلبات أمن المعلومات. • التحكم في مراجعات المستندات والتأكد من توفر أحدث الإصدارات المعتمدة من المستندات واستخدامها من قبل فريق المشروع. • تحديد المستندات القديمة أو التي تم استبدالها وتسجيلها وأرشفتها والاحتفاظ بها لمنع الاستخدام غير المقصود. • مراقبة مراجعة المستندات وسير عمل الموافقة، ومتابعة التقديمات المعلقة، وتسليط الضوء على التأخيرات التي قد تؤثر على الجداول الزمنية للمشروع أو التسليمات. • إدارة وتتبع تسليمات المشروع، بما في ذلك طلبات المعلومات، والرسومات التنفيذية، والتقديمات الفنية، والموافقات المادية، وبيانات الطريقة، وطلبات التفتيش، وسجلات الجودة، وتقارير NCR، والتقارير، ووثائق المشروع الأخرى. • دعم إعداد وتقديم وتتبع وصيانة وثائق جودة المشروع بالتنسيق مع فريق ضمان الجودة/مراقبة الجودة. • ضمان تنفيذ جميع أنشطة مراقبة المستندات تم تصميمه وفقًا لنظام إدارة الجودة للشركة (QMS) وإجراءات المشروع والمتطلبات التعاقدية ومتطلبات العميل. • إعداد والحفاظ على تقارير مراقبة المستندات الدورية، بما في ذلك تقارير حالة الوثيقة، وتقارير التقديم المتأخرة، وتعليقات المراجعة المعلقة، وتقارير مؤشرات الأداء الرئيسية للمشروع. • دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال توفير سجلات ووثائق المشروع دقيقة وكاملة ويمكن تتبعها. • التنسيق بشكل فعال مع العملاء والاستشاريين والمقاولين من الباطن والبائعين وأصحاب المصلحة الداخليين فيما يتعلق بتقديم المستندات والمراجعات والموافقات ومتطلبات الإغلاق. • الاحتفاظ بسجلات المشروع الكاملة طوال دورة حياة المشروع، بما في ذلك المسؤولية عن العيوب، والضمان، وفترات الاحتفاظ التعاقدية، وفقًا للمتطلبات التعاقدية والشركة والمتطلبات القانونية. • تجميع وإدارة ومراقبة وثائق إغلاق المشروع، بما في ذلك تقارير الاختبار وأدلة التشغيل والصيانة والضمانات والرسومات المبنية وموافقات السلطة وحزم التسليم والسجلات النهائية. • التأكد من توفر الوثائق الإلكترونية والورقية الكاملة لتسليم المشروع، والأرشفة النهائية، وعمليات التدقيق، وإدارة المطالبات، والمرجع المستقبلي. • الحفاظ على سرية معلومات المشروع وضمان الامتثال لمتطلبات أمن معلومات الشركة وحماية البيانات والاحتفاظ بالوثائق

المتطلبات

• بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو أي مجال ذي صلة
• الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office
• مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية
• الاهتمام الممتاز بالتفاصيل والالتزام بالحفاظ على سجلات المشروع دقيقة وكاملة
• مهارات الاتصال الكتابية والشفوية الجيدة باللغة الإنجليزية. مهارات اللغة العربية هي ميزة
• ما الذي يجعل AMANAian الحقيقي؟
• نحن لاعبو الفريق
• نحن جديرون بالثقة
• نتواصل مع شركة Clarity
• نتخذ القرارات على أساس التفاهم
• نحن مسؤولون
• نحن نعزز النزاهة

المهارات