مساعد إداري

الوصف الوظيفي

في شركة الجهة، يمكنك أن تظهر على طبيعتك، وتحظى بالصفات الفريدة التي تجلبها. تشجع ثقافتنا التعبير الشخصي، والحوار المفتوح، والاتصالات الحقيقية، حيث يتم تقديرك وقبولك واحترامك كما أنت، مما يسمح لك بالازدهار على الصعيدين الشخصي والمهني. هذه هي الطريقة التي نهدف بها إلى الوقاية من الأمراض وإيقافها وعلاجها وضمان حصول الجميع على الرعاية الصحية اليوم وللأجيال القادمة. انضم إلى شركة الجهة، حيث كل صوت مهم. عنوان الوظيفة: ملخص وظيفة مساعد إداري يوفر المساعد الإداري الدعم التشغيلي والامتثال والدعم اللوجستي الحاسم لفرق الوصول والمالية والمحفظة. يضمن هذا الدور توثيقًا موحدًا، وتتبعًا صارمًا للامتثال، وعمليات يومية سلسة عبر كلا الإدارتين. المسؤوليات الرئيسية 1. صياغة وإعداد إدارة العقود والاتفاقيات: إعداد العقود القياسية والاتفاقيات التشغيلية وترتيبات البائعين ومذكرات التفاهم باستخدام قوالب الشركة المعتمدة مسبقًا بناءً على تفاصيل المشروع. المراجعة والتدقيق: تحديث مسودات الاتفاقيات من خلال دمج التعليقات والمراجعات القياسية والمصطلحات القانونية من أعضاء الفريق الداخلي وأصحاب المصلحة. توجيه التوقيع: إدارة عملية التوقيع الرقمي الشاملة للقيادة الداخلية والشركاء الخارجيين باستخدام أدوات التوقيع الإلكتروني (مثل DocuSign). 2. التتبع والامتثال والنظام em إدخال البيانات الإدارية والنظام: الإدخال والتسجيل والاحتفاظ بسجلات نشاط دقيقة في قواعد البيانات الداخلية ومنصات التتبع. أوامر الشراء ودعم المشتريات: قيادة إنشاء وتتبع طلبات الشراء (PRs) وأوامر الشراء (POs) من خلال العمل بشكل وثيق مع فرق التمويل والمشروع. تتبع دورة حياة الاتفاقية: احتفظ بلوحات معلومات وجداول بيانات مركزية ونظيفة لتتبع العقود والسياسات النشطة والمعلقة والمنتهية الصلاحية. تنبيهات التجديدات وانتهاء الصلاحية: مراقبة تواريخ انتهاء العقود الرئيسية وتنبيه مديري العلاقات وقادة الفريق بشكل استباقي عندما تحتاج الاتفاقيات إلى التجديد أو المراجعة الدورية. الامتثال والمعالم: تتبع وتسجيل المواعيد النهائية الإدارية ومتطلبات إعداد التقارير المرتبطة بالاتفاقيات النشطة لضمان الامتثال التام. 3. التحكم في المستندات وتبادل المعرفة مركز المستندات المركزي: إدارة وتنظيم مستودعات المستندات المشتركة (على سبيل المثال، SharePoint، Confluence)، مما يضمن تنظيم الملفات بشكل متسق، والتحكم الواضح في الإصدار، والأرشفة المناسبة للملفات القديمة. إدارة المعرفة: تنظيم الخطط التشغيلية، وتتبع المشاريع، والمواد المرجعية بحيث يسهل على أعضاء الفريق في كلا القسمين العثور عليها واستخدامها. 4. العمليات اليومية وتنسيق الاجتماعات اللوجستية للفريق: جدولة وتنسيق اجتماعات الفريق الداخلية، وإدارة دعوات التقويم، والتعامل مع الخدمات اللوجستية لمكالمات البائعين الخارجيين أو الشركاء. محضر الاجتماع والتكييف العناصر: احضر الاجتماعات الرئيسية للحصول على ملخصات واضحة وموجزة للاجتماعات وتعيين/تتبع مهام المتابعة. الدعم الإداري العام: توفير الدعم الإداري الاستباقي اليومي للحفاظ على سير عمليات الفريق بسلاسة. 5. المدفوعات اليدوية للعمليات المالية والإدارية: التعامل مع عمليات الدفع اليدوية بما في ذلك سداد والتحويلات البنكية والمدفوعات الحكومية الأخرى. إدارة بطاقات الائتمان للشركات: إدارة العمليات الإدارية لبطاقات الائتمان للشركات، وتتبعها، ودعم التسوية. إدارة الاتصالات: الإشراف على خدمات الاتصالات والحسابات والإدارة التشغيلية للفريق. تقارير الشفافية: ضمان تتبع دقيق للامتثال وإعداد تقارير الشفافية لإنفاق HCP/HCO. المؤهلات والخبرة التعليمية: مطلوب دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادلها، ويفضل درجة الزمالة أو البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. الكفاءة الفنية: خبرة عملية في أدوات التحكم في المستندات (مثل SharePoint وConfluence). الكفاءة في منصات التوقيع الإلكتروني (مثل DocuSign). معرفة عملية بأنظمة المؤسسة (أدوات إنشاء ERP/PO) وقواعد البيانات الداخلية. كفاءة عالية في استخدام مجموعات المكاتب القياسية (MS Office، Google Workspace)

المتطلبات

• المؤهل: درجة البكالوريوس في الإدارة العامة أو ما يعادلها
• مهارة: إجادة استخدام برامج الحاسب الآلي المكتبية
• مهارة: مهارات تواصل وتنظيم عالية
• مهارة: سياسات الشركة
• مهارة: التنسيق مع المديرين
• مهارة: كتابة مسودة رسائل البريد الإلكتروني للشركات
• الموقع: المنطقة الشرقية

المهارات