مراقب المستندات

الوصف الوظيفي

عنوان الوظيفة: مراقب الوثائق الموقع: المدينة المنورة، سدرة الغرض الوظيفي: • مسؤول عن نظام مراقبة الوثائق و/أو نظام إدارة الوثائق • أرشفة جميع المستندات التي تتلقاها الإدارة والحصول على تحديث/تأكيد للمساهمين في وثائقهم (سجل تجاري، اتفاقية الزراعة، اللوائح الداخلية، هيكل المساهمة/UBO. المسؤوليات الرئيسية: الوصف الإداري • استخدام EDMS (نظام إدارة الوثائق الإلكترونية) وفقًا لمتطلبات الشركة وكما وفقًا لتعليمات المدير المباشر. • تقديم المساعدة للفريق القانوني للشركة. • تسجيل جميع الرسائل الواردة والصادرة، والرسومات، والتقديمات الفنية وغيرها من المستندات سواء باللغة العربية أو الإنجليزية و/أو باللغتين واللغة الأخرى. • الاحتفاظ بسجل لجميع البريد الوارد والصادر، وختم وتسجيل البريد قبل تعميمه للتوزيع/التداول. • مسؤول عن التحكم/التتبع/إصدار الوثائق الكاملة مثل المراسلات الواردة والصادرة. محضر الاجتماع، قرارات مجلس الإدارة، قرارات المساهمين، قرارات رئيس مجلس الإدارة، الوثائق الدستورية، التراخيص والتصاريح، الاتفاقيات، الرسائل، وغيرها من أشكال الوثائق ذات الصلة سواء الواردة من الإدارات الأخرى وشركات المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين • المسؤول عن تلقي وتسجيل وتوزيع جميع الوثائق الفنية والمساعدة في تنسيق ومراقبة الإدارة. أنشطة لتسهيل وتسريع سير العمل. • إعداد/مساعدة نظام حفظ الملفات لمراقبة الوثائق. • الحفاظ على جميع الملفات داخل قسم حفظ الملفات • فتح ملفات جديدة وفقا لإجراءات التشغيل القياسية للشركة. • الحفاظ على جميع سجلات التتبع والتأكد من التوقيع عليها بالأحرف الأولى عند أخذ ملف من غرفة الملفات • متابعة كل فرد لإعادة الملفات • الحفاظ على جميع وثائق المناقصة والتأكد من عدم أخذ النسخ الأصلية من غرفة الملفات • الحفاظ على جميع الملفات في حالة مرتبة • جمع الفاكس بانتظام، وتسجيله وإرساله للتوزيع على الأفراد المعنيين، وتصوير الفاكس إذا تم وضع علامة عليه لعناية عاجلة لشخص ما وإرسالها وفقًا لذلك مع نسخة إلى مدير المشروع / المدير المباشر • تنفيذ وصيانة نظام حفظ الملفات منسق ومتسق؛ التأكد من أن جميع الملفات محدثة ووفقًا لإجراءات QSE • التنسيق بين الفرق الأخرى وأعضاء الفريق، والاستشاريين والمقاولين من الطرف الثالث، وما إلى ذلك لتسهيل سير عمل المستندات والتأكد من إغلاق حالة المستندات. • المتابعة مع أعضاء الفريق والآخرين لإغلاق عناصر الحالة "المفتوحة". • الحفاظ على وثائق المشروع وفقا لمعايير ISO. • النقل الإلكتروني للوثائق • إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات المتعلقة باستلام المستندات وتتبعها. • التنسيق مع أعضاء الفريق المعني، السرية الموظفين وغيرهم من الموظفين للتأكد من صحة السجلات. • أرشفة وثائق العقد/المشروع والحفاظ على قسم الأرشيف محدثًا • الإغلاق الناجح وتسليم الوثائق كما هو مطلوب من قبل سياسات المدير المباشر والعمليات والأنظمة والإجراءات • الالتزام بجميع السياسات التنظيمية والإدارية ذات الصلة والعمليات وإجراءات التشغيل القياسية والتعليمات بحيث يتم تنفيذ العمل وفقًا للمعايير المطلوبة وبطريقة متسقة. التحسين المستمر • المساهمة في تحديد وتنفيذ مبادرات وبرامج ومشاريع التغيير بما يتماشى مع معايير المنظمة. التعيينات ذات الصلة • أداء واجبات أو تعيينات أخرى ذات صلة حسب التوجيهات. المؤهلات والخبرة والمهارات: الحد الأدنى من

المتطلبات

• الحد الأدنى من 2 سنوات من الخبرة كوحدة تحكم المستندات
• مهارات درجة البكالوريوس
• مهارات ممتازة في كتابة التقارير والتواصل باللغة الإنجليزية
• مستخدم MS Office وPrimavera وغيرها من البرامج الكفاءات
• يضمن المساءلة
• التعاون
• تحقيق النتائج
• أبطال خفة الحركة
• يحتضن الابتكار
• يظهر النزاهة والاحترام

المهارات