مساعد تنفيذي

الوصف الوظيفي

نحن نبحث عن مساعد تنفيذي منظم ومبادر لدعم الرئيس التنفيذي في منظمة ضيافة ومأكولات سريعة الإيقاع. سيكون نقطة الاتصال الرئيسية بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخلية والخارجية، ويضمن سير عمليات المكتب التنفيذي بسلاسة. يدير التقويم المعقد والمتغيّر، ويحضّر مواد الاجتماعات، ويحضر الاجتماعات لتدوين المحاضر ومتابعة الإجراءات. يتعامل مع المستندات السرية بحذر، ويعمل كحلقة وصل بين الرئيس التنفيذي والأقسام المختلفة، ويصوغ المراسلات عالية الجودة. يتابع المبادرات الاستراتيجية ويضمن تنفيذها، وينسق السفر الداخلي والدولي والفعاليات. يشرف على النفقات والموافقات والملفات، ويقدّم دعماً متنوعاً للرئيس التنفيذي بحسب الحاجة، مع مرونة في تلبية متطلبات العمل المتغيرة

المتطلبات

• إجادة إدارة تقويم معقد ومتغيّر
• إتقان إعداد مواد الاجتماعات مثل الأجندة والعروض
• إتقان حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر ومتابعة الإجراءات
• إتقان التعامل مع المستندات والاتصالات السرية
• إجادة التواصل والربط بين الرئيس التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين
• إتقان صياغة المراسلات والتقارير ذات الجودة العالية
• إتقان تدفق المعلومات بين مكتب الرئيس التنفيذي والفرق الوظيفية
• خبرة في تتبع المبادرات الاستراتيجية وضمان تنفيذها
• إتقان التنسيق مع رؤساء الأقسام والوحدات والشركاء في هيكل مصفوفة
• إتقان تنظيم رحلات محلية ودولية مع ترتيبات الإقامة والنقل
• إتقان تنظيم الفعاليات والاجتماعات القيادية
• إتقان الإشراف على المصاريف والموافقات وتتبع الميزانية
• إجادة حفظ أنظمة الأرشفة وقواعد البيانات
• إجادة تقديم الدعم المتنوع للرئيس التنفيذي في الشؤون التشغيلية والاستراتيجية والتجارية والشخصية
• إتقان العمل بمرونة وتكيف مع أولويات العمل المتغيرة
• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة السرية
• خبرة 5+ سنوات في بيئة مطاعم ومأكولات أو ضيافة كمساعد تنفيذي أو دور مشابه
• إجادة اللغة الإنجليزية، واللغة العربية ميزة
• فهم قوي للمنظمات المصفوفة والقدرة على التنقل بين البيئات الوظيفية
• مهارات اتصال شفوية وكتابية ممتازة
• إتقان Google Workspace وأدوات التواصل وإدارة المشاريع
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد مع الحفاظ على السرية
• مستوى عالٍ من التكيف والسرية والذكاء العاطفي

المهارات