مراقب المستندات الأول - EXPO

الوصف الوظيفي

• نوع العمل عن بعد: • موقع العمل: فرق غير عادية تبني مشاريع ملهمة: منذ عام 1898، ساعدنا العملاء على إكمال أكثر من 25000 مشروع في 160 دولة في جميع القارات السبع، مما أدى إلى خلق فرص عمل، ونمت الاقتصادات، وحسنت مرونة البنية التحتية في العالم، وزادت إمكانية الوصول إلى الطاقة والموارد والخدمات الحيوية، وجعلت العالم مكانًا أكثر أمانًا ونظافة. نظرًا لتميزنا بجودة موظفينا وسعينا الدؤوب لتحقيق النتائج الأكثر نجاحًا، فإننا نواءم قدراتنا مع أهداف عملائنا لخلق تأثير إيجابي دائم. نحن نخدم البنية التحتية، النووية، الأمن والبيئة، الطاقة، التعدين والمعادن، وأسواق التصنيع والتكنولوجيا. خدماتنا تمتد من التخطيط الأولي والاستثمار، من خلال البدء والعمليات. إن جوهر عمل الجهة هو رؤيتنا وقيمنا والتزاماتنا. إنها ما نؤمن به، وما يمكن أن يتوقعه العملاء، وكيف نقدم خدماتنا. تعرف على المزيد حول فرقنا الاستثنائية التي تبني مشاريع ملهمة في تقرير التأثير الخاص بنا. نظرة عامة على المشروع: إكسبو 2030 الرياض هو منصة عالمية تجتمع فيها الدول والمنظمات والأفراد معًا للتعاون. وتحت شعار "استشراف الغد"، يعزز المعرض التنمية المستدامة والابتكار والتفكير التحويلي. سيعقد هذا الحدث في الفترة من أكتوبر 2030 إلى مارس 2031 ومن المتوقع أن يستقبل أكثر من 40 مليون زيارة. ويحدد المخطط الرئيسي الذي تبلغ مساحته 6 كيلومترات مربعة إطارًا شاملاً للمشاركة والبنية التحتية في المعرض. تبلغ مساحة المعرض 491، 100 متر مربع، ويمكن أن تستوعب ما يصل إلى 197 دولة مشاركة و29 منظمة دولية. ومن خلال العمل بالتعاون مع عميلنا، شركة إكسبو 2030 الرياض (ERC)، ستقوم الجهة بإدارة برنامج البنية التحتية الذي يشمل الأعمال المبكرة والمرافق والمساحات التي يمكن الوصول إليها بشكل عام مثل الشوارع والحدائق العامة. سينتقل نطاقنا في الموقع الذي تبلغ مساحته ستة كيلومترات مربعة إلى مشروع تطوير قديم متعدد الاستخدامات لخدمة المجتمع بعد انتهاء الحدث الذي يستمر ستة أشهر. ويستفيد المخطط الرئيسي للمشروع من معايير الاستدامة الدولية للتشجير الحضري، والمياه المعالجة، ومصادر الطاقة. ملخص الوظيفة: في هذا الدور، ستوفر دعم إدارة المستندات والسجلات وتساعد في إنشاء إجراءات العمل. ستساعد في نظام ECMS (أنظمة إدارة محتوى المؤسسة) وعمليات التكامل والتقارير ولوحات معلومات Power BI. ستدعم فريقك من خلال فحوصات الجودة وحل المشكلات وتوفير التدريب على البرامج والمقاييس والتخطيط. سيساعد عملك على ضمان إدارة فعالة ودقيقة للمستندات والسجلات. المسؤوليات الرئيسية: • يوفر دعم إدارة المستندات والسجلات ويساعد في تطوير وتنفيذ إدارة المستندات أ أنظمة أرشفة السجلات وعمليات العمل ذات الصلة. • يحتفظ بشكل مستقل بسجلات معقدة إلى حد ما ومراجعة الوثائق الخاضعة للرقابة مع إشراف محدود. • يستخدم نظام إدارة محتوى المشروع لتسجيل مستندات وسجلات المشروع والتحكم فيها وتوزيعها ونقلها وملفها واسترجاعها وأرشفتها. • الاستفادة من أساليب مراقبة الجودة والفحوصات لتحسين البيانات الوصفية، وإدخال البيانات، وترقيم المستندات، والمراجعة، وسير العمل، ودقة حفظ الملفات. • ينسق مع وظائف المشروع، والعملاء، والشركاء، والموردين، والموظفين الميدانيين لحل الأسئلة والإجراءات المعقدة المتعلقة بمراقبة المستندات. • يعمل كمورد واسع المعرفة بشأن ترقيم المستندات، وتوقعات سير العمل، والتوقيعات الإلكترونية، وتصنيف الأمان، وجودة الوثائق، ومتطلبات السجلات. • إنشاء وتحديث تعليمات عمل سطح المكتب، والخطط، والإجراءات، ومصفوفات التوزيع، وإرشادات إدارة المستندات الأخرى. • تدريب موظفي المشروع على إجراءات إدارة الوثائق المعتمدة وتطبيقات البرمجيات ويحتفظ بسجلات التدريب المعمول بها. • يساعد في تطوير وتنفيذ خطط الاحتفاظ بالسجلات ودورانها ويدعم عمليات التدقيق، وإغلاق المشروع، وأنشطة دوران السجلات النهائية. • قد يقوم بإعداد مقاييس إدارة المستندات والتقارير ولوحات المعلومات لمراجعة الإدارة وتحديد الاتجاهات التي تتطلب الاهتمام. • يوفر التوجيه والدعم الفني لأعضاء الفريق الأقل خبرة • يحمي السرية والنزاهة والتوفر والتصنيف الأمني المناسب لمعلومات الشركة والعميل والمشروع. • يؤدي واجبات أخرى تتفق مع الموقف والنطاق المعين. متطلبات التعليم والخبرة: • يتطلب درجة البكالوريوس، أو ما يعادلها دوليًا، و5 إلى 8 سنوات من الخبرة ذات الصلة، أو 9 إلى 12 عامًا من الخبرة العملية ذات الصلة. • يجب أن تشمل الخبرة ذات الصلة مراقبة المستندات، وإدارة المستندات، وإدارة السجلات، أو إدارة المعلومات في المشروع، والهندسة، والبناء، أو البيئة التنظيمية المماثلة. المعرفة والمهارات المطلوبة: • المعرفة على المستوى الو

المتطلبات

• · ستدعم فريقك من خلال فحوصات الجودة وحل المشكلات وتوفير التدريب على البرامج والمقاييس والتخطيط
• ·
• يوفر التوجيه والدعم الفني لأعضاء الفريق الأقل خبرة
• يحمي السرية والنزاهة والتوفر والتصنيف الأمني المناسب لمعلومات الشركة والعميل والمشروع
• · متطلبات التعليم والخبرة:
• يتطلب درجة البكالوريوس، أو ما يعادلها دوليًا، و5 إلى 8 سنوات من الخبرة ذات الصلة، أو 9 إلى 12 عامًا من الخبرة العملية ذات الصلة
• ·
• يجب أن تشمل الخبرة ذات الصلة مراقبة المستندات، وإدارة المستندات، وإدارة السجلات، أو إدارة المعلومات في المشروع، والهندسة، والبناء، أو البيئة التنظيمية المماثلة

المهارات