أخصائي مراقبة الوثائق

الوصف الوظيفي

• إدارة وصيانة مستندات المشروع باستخدام أنظمة مثل Aconex أو SharePoint أو منصات نظام إدارة المستندات الأخرى (DMS). • تنسيق تدفق المستندات بين العميل وفريق مكتب إدارة المشاريع والاستشاريين والمقاولين لدعم التقديم والمراجعة والموافقة في الوقت المناسب. • الحفاظ على سجلات المستندات وتحديثها، بما في ذلك الرسومات وطلبات المعلومات والتقديمات الفنية والتسليمات وأوراق الامتثال ومراسلات البرامج. • تتبع جميع المستندات الواردة والصادرة، والحفاظ على التسجيل والتوزيع وحفظ الملفات بشكل سليم. • رصد دورات مراجعة الوثائق والمتابعة مع أصحاب المصلحة لتأمين الاستجابات في الوقت المناسب والالتزام بالمواعيد النهائية. • التحقق من أن كافة التقديمات تمتثل لمتطلبات البرنامج والإجراءات ومعايير الجودة. • الحفاظ على رقابة صارمة على الإصدار بحيث يتم استخدام أحدث المستندات المعتمدة فقط. • إعداد وإصدار الإرسالات بسجلات دقيقة وإمكانية التتبع الكامل. • دعم فرق البرنامج في تتبع الإنجازات والحفاظ على الوثائق المنظمة. • المساعدة في إعداد التدقيق عن طريق الحفاظ على الوثائق كاملة وأرشفتها بشكل صحيح. • حماية سرية ودقة وسلامة جميع وثائق البرنامج طوال دورة حياة البرنامج

المتطلبات

• درجة البكالوريوس (بكالوريوس/بكالوريوس) في مجال ذي صلة
• إجادة اللغة الإنجليزية كتابةً وتحدثًا
• يتقن تطبيقات Microsoft Office، وخاصة Word و Excel و Outlook
• الفهم الجيد لعمليات مراقبة المستندات والإجراءات وسير العمل داخل بيئات مكتب إدارة المشاريع
• مهارات تنظيمية واتصالات قوية، مع القدرة على التنسيق بفعالية مع العديد من أصحاب المصلحة
• الإلمام بالممارسات الإدارية والكتابية وخدمة العملاء

المهارات