أوليفر وايمان - مساعد تنفيذي

الوصف الوظيفي

الشركة: أوليفر وايمان الوصف: يتطلع أوليفر وايمان الآن إلى تعيين مساعد تنفيذي للانضمام إلى مكتبنا في الشرق الأوسط ويكون جزءًا من فريق IMEA (الهند والشرق الأوسط وأفريقيا)! سيكون الدور خارج مكتب الرياض. نظرة عامة على الوظيفة: توفير دعم إداري على المستوى التنفيذي ثنائي اللغة (الإنجليزية/العربية) لـ 1-3 استشاريين على مستوى الشركاء. ساعات العمل: 09:00 - 18:00 مع ساعات إضافية حسب الحاجة. المسؤوليات الرئيسية: تطوير الأعمال • بناء علاقات مع العملاء والعملاء وكالات التشغيل • فهم أهداف وغايات العمل لكل شريك معتمد والمساعدة في دفعهم إلى الأمام بشكل استباقي • قيادة الدعم الإداري لطلبات تقديم العروض/استجابات العطاء • الحفاظ على وتحديث القائمة الحالية لجهات الاتصال والأنشطة التجارية في قاعدة بيانات إدارة علاقات العملاء • تتبع والحفاظ على نشاط المبيعات/خط الأنابيب مع كل شريك • تحديد العملاء الذين لم يتم الاتصال بهم و/أو الذين يحتاجون إلى المتابعة بشكل استباقي • تنفيذ مكالمات المتابعة المطلوبة لمراسلات العميل • مساعدة قسم التسويق في تنسيق المراسلات المخصصة • إعداد الرسائل والمقترحات والمستندات الأخرى باستخدام أنماط التنسيق أوليفر وايمان. التقويم • الاحتفاظ بمذكرات للشركاء، وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتواصل مع العملاء وموظفي البنية التحتية حسب الاقتضاء • اكتشاف الفرص بشكل استباقي لإضافة اجتماعات داخلية وخارجية. المقابلات، ستا الاجتماعات والمتابعة • المساعدة في جدولة المشاريع المعقدة حسب طلب الشريك و/أو فريق المشروع. ترتيب السفر • تنسيق السفر والإقامة، وحجز السيارات، وتذاكر السكك الحديدية، وما إلى ذلك. • التنسيق مع التنقل والمفوض السامي للحصول على تأشيرات العمل/تصاريح العمل ذات الصلة • تطوير فهم جدولة الشركاء وتفضيلات السفر • تنسيق السفر بكفاءة من خلال تجميع اجتماعات العملاء حيثما أمكن ذلك ("أنت في باريس لرؤية جهة أخرى، هل سأحاول تحديد اجتماع مع جهة أخرى لأننا لم نتحدث معهم لمدة ثلاثة أشهر") الإدارة اليومية • إدارة الوثائق وتسليمات المشروع عند الطلب • إخطار التوظيف ووكالات التقييم الممارسة للتمديدات/إعادة التفاوض • إدارة تخزين معلومات العميل السرية أو التخلص منها • العمل كنقطة اتصال مركزية لجميع الاحتياجات الإدارية للشريك المعينة، والاتصال بإدارات الدعم الأخرى حسب الضرورة الجدول الزمني وتقارير النفقات • إعداد الجداول الزمنية الشهرية لكل الشركاء المعينين • إعداد جميع تقارير النفقات و/أو تفويض مساعد الفريق عند الضرورة • طلب أوامر الشراء (POs) حسب الحاجة لفرق المشروع ذات الصلة دعم الفريق • توفير التغطية لمناطق العد الذين هم خارج المكتب لضمان الدعم السلس لمديري المدارس/الشركاء • توفير تغطية قصيرة المدى للمديرين/الشركاء الذين قد يكونون في خضم عملية انتقال مهمة EA أو الذين هم جدد في F IRM • توفير التدريب والدعم للوكالات الجديدة • المشاركة في اجتماعات الفريق والمشاريع بهدف تحسين العمليات والأداء العام لفريق EA

المتطلبات

• خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في العمل في دور مماثل.
• المهارات الفنية
• مهارات متقدمة في Word و PowerPoint و Outlook ومهارات Excel مريحة
• حل المشكلات بشكل إبداعي
• الإنجليزية والعربية – مطلوبة.
• إيجابية واستباقية في حين لا تزال متعاونة
• المهنية واللباقة وقادرة على التعامل مع الزملاء على جميع المستويات في الشركة
• النضج والاتزان والحكم
• القدرة على الحفاظ على السرية واحترامها
• القدرة على التفكير بشكل استراتيجي والمساهمة في تطوير نموذج الإدارات
• الشخص الذي يأخذ ردود الفعل البناءة خطوة بخطوة ويدمج التعليقات بسرعة
• القدرة على إدارة حجم العمل الثقيل والوفاء بالمواعيد النهائية في ن بيئة سريعة الخطى للغاية
• القدرة على القيام بالمشاريع وتحقيق نتائج جيدة وفي الوقت المناسب
• البادئ، والمبادرة القوية، والثقة والقدرة على العمل مع القليل من التوجيه
• لاعب فريق تعاوني
• الموقف الإيجابي، والشعور بالمرح: جماعي وودود
• الاهتمام المنهجي والمنظم والممتاز بالتفاصيل
• موقف مرن. يحتضن التغيير والعمل الجاد والوعي بالتكلفة والنتائج المدفوعة
• أخيرًا، نحن نبحث عن شخص يلتزم بالشركة ويضيف إلى حياة وثقافة أوليفر وايمان.
• يلتزم مارش بالعمل المختلط، والذي يتضمن مرونة w

المهارات