مدير إدارة المكاتب

الوصف الوظيفي

يقوم مدير إدارة المكاتب في قسم الشؤون القانونية والحكم بالإشراف على الأنشطة الإدارية اليومية وإدارة المكتب، وتنسيق مشاريع القسم ودعم متطلبات المدير التنفيذي للشؤون القانونية والحكم. يشمل الدور تتبع مهام القسم، تنسيق المشاريع، تسجيل مخرجات الاجتماعات، والمتابعة لضمان سير العمل بسلاسة. كما يدعم المتخصصين القانونيين عبر تنسيق سير العمل، مراقبة المشاريع القانونية الرئيسية، ضمان تنفيذ بنود الإجراءات في الوقت، الحفاظ على الالتزام بالسياسات الداخلية، وتعزيز كفاءة الإدارة والتنسيق الاستباقي داخل القسم. المهام تشمل إدارة العمليات اليومية للمكتب، تتبع تقدم المشاريع، الحفاظ على نظام الأرشفة والسرية للوثائق القانونية، تنسيق الإمدادات والخدمات، تنظيم الاجتماعات والفعاليات الداخلية، حجز الفنادق والسفر للموظفين والزوار، متابعة المشتريات والفواتير، إدارة المراسلات والاتصالات، تنسيق الجداول والاجتماعات للقيادة القانونية، الحفاظ على الملفات والعقود والوثائق التنظيمية، مراقبة الموافقات الداخلية والمهل الزمنية، التواصل مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين، تنظيم لوجستيات الاجتماعات، ترتيب السفر للفرق القانونية، متابعة طلبات الشراء والدفع ومراقبة الميزانية، وتحديث السجلات الإدارية والجداول

المتطلبات

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها
• خبرة في وظيفة مساعد تنفيذي
• إتقان إدارة المكاتب وإدارة الوثائق
• إتقان التنسيق الإداري
• إتقان تنسيق المشاريع ومتابعة المخاطر
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية

المهارات