موظف استقبال ومساعد إداري

الوصف الوظيفي

الوظيفة هي نقطة الاتصال الأولى للزوار والمتصلين وتدعم تشغيل المكتب اليومي. تشمل المهام الترحيب بالزوار وتسجيلهم وإصدار بطاقات الزوار، إبلاغ المضيفين ومرافقة الضيوف إلى غرف الاجتماعات، الرد على المكالمات وتحويلها وتسجيل الرسائل، استلام وتوزيع البريد والطرود، الحفاظ على نظافة منطقة الاستقبال، اتباع إجراءات الأمن، إدارة حجوزات غرف الاجتماعات وتجهيزها، مراقبة مخزون اللوازم والمطبخ ورفع طلبات الشراء، تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية، إعداد الخطابات والتقارير البسيطة وتحديث الجداول، تنسيق حجوزات السفر وفق سياسة الشركة، ترتيب اللوجستيات للفعاليات الداخلية، تجهيز مكاتب الموظفين الجدد بالتجهيزات وبطاقات الدخول، دعم الأقسام الأخرى والرئيس التنفيذي حسب الحاجة، التواصل مع مزودي خدمات النظافة والصيانة والأمن، متابعة قضايا الصيانة حتى حلها، متابعة أداء مزودي الخدمات، دعم إدارة النقدية الصغيرة وتوثيق الإيصالات، وأداء أي مهام أخرى يحددها المدير

المتطلبات

• دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة
• خبرة في الاستقبال أو مكتب الاستقبال أو الإدارة المكتبية
• إتقان اللغة العربية والإنجليزية تحدثًا وكتابة
• قدرة على التنظيم وإدارة الوقت
• مستوى عالٍ من السرية مع المعلومات الحساسة
• انتباه للتفاصيل ومبادرة خدمة العملاء

المهارات