سكرتير تنفيذي

الوصف الوظيفي

من أبرز مهام الدور: مايكروسوفت أوفيس، إكسل، وورد، باور بوينت، أوت لوك، اللغة الإنجليزية، الدعم الإداري، وحجوزات. Job Description تقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة التنفيذية، وإدارة المواعيد والاجتماعات والمراسلات بكفاءة عالية، وضمان تنظيم الأعمال اليومية وسلاسة التواصل والتنسيق بين الإدارة التنفيذية والأقسام والجهات الخارجية، مع المحافظة التامة على سرية المعلومات Key Responsibilities - إدارة وتنظيم جدول أعمال ومواعيد الإدارة التنفيذية والاجتماعات والارتباطات. - تنسيق وترتيب الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والتأكد من جاهزية المستندات المطلوبة. - إعداد وتنسيق محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات و. المهام الناتجة عنها مع الجهات المعنية. - إدارة المراسلات والبريد الإلكتروني والخطابات الواردة والصادرة وترتيبها حسب الأولوية. - إعداد وصياغة الخطابات والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات الرسمية. - التنسيق بين الإدارة التنفيذية والإدارات الداخلية والجهات الخارجية. - تنظيم وترتيب رحلات العمل والحجوزات والاجتماعات الخارجية عند الحاجة. - تنظيم وأرشفة الملفات والمستندات والسجلات الإدارية وضمان سهولة الرجوع إليها. - متابعة المهام والتكليفات والمواعيد النهائية والتأكد من إنجازها في الوقت المحدد. - تقديم الدعم الإداري والتنظيمي اليومي للإدارة التنفيذية وأداء أي مهام ذات صلة حسب الحاجة. Required Qualifications - دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة المكتبية، السكرتارية التنفيذية أو تخصص ذي صلة. - خبرة سابقة في السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري، ويفضل في بيئة عمل احترافية. - قدرة عالية على إعداد وصياغة المراسلات والتقارير الرسمية. - الدقة والاهتمام بالتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط. - مستوى عالٍ من الاحترافية واللباقة والمحافظة على سرية المعلومات. Key Skills - التنظيم وإدارة الوقت - التواصل الفعال - إدارة الأولويات - التنسيق والمتابعة - حل المشكلات - إعداد التقارير والمراسلات - السرية والاحترافية نبذة عامة عن المهنة: تنظيم المواعيد وإعداد المذكرات وإجراء المراسلات وحضور الاجتماعات وتحرير المحاضر، وإعداد وتقديم تقارير العمل. • تنظيم المواعيد وجداول الأعمال للمسؤولين • إعداد المذكرات والمراسلات الرسمية • حضور الاجتماعات وتحرير محاضرها • إعداد وتقديم تقارير العمل الدورية

المتطلبات

• إجادة استخدام برامج Microsoft Office، خصوصًا Word وExcel وPowerPoint وOutlook
• إجادة اللغة الإنجليزية تحدثًا وكتابة تعتبر ميزة مهمة
• مايكروسوفت أوفيس
• إكسل
• وورد
• باور بوينت
• أوت لوك
• الدعم الإداري
• حجوزات

المهارات