منسق إدارة الأحداث

الوصف الوظيفي

مسؤول الأحداث والمشاركة مسؤول عن تخطيط وتنسيق وتنفيذ الأحداث الأكاديمية / غير الأكاديمية والمؤسسية رفيعة المستوى. يضمن الدور تجربة حضور استثنائية وخدمات لوجستية سلسة وتواصل فعال ومشاركة قوية لأصحاب المصلحة. يعمل هذا المنصب بشكل وثيق مع القيادة ومدير العمليات والشركاء الخارجيين ومقدمي الخدمات لتقديم الأحداث التي تتوافق مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة وسمعتها في التميز. نطاق العمل · تنسيق التخطيط والتنفيذ الشامل للمؤتمرات الأكاديمية وورش العمل والندوات والزيارات. · تطوير جداول زمنية مفصلة للحدث، ومخططات الطوابق، ووثائق العرض. · إدارة العمليات في الموقع بما في ذلك التسجيل وإعداد المكان وتنسيق AV وتقديم الطعام والمتطلبات الأخرى. · ضمان الامتثال لسياسات الحرم الجامعي ومعايير السلامة وإرشادات البروتوكول للحاضرين البارزين. · تنسيق المدخلات والموافقات متعددة الوظائف المطلوبة للأحداث عالية التأثير. · تخطيط وتنسيق وتنفيذ الخدمات اللوجستية الشاملة للأحداث داخل الحرم الجامعي وخارجه (على مستوى الحرم الجامعي أو خارجه)، بما في ذلك ترتيبات السفر والإقامة والنقل والمساعدة في المطار والتأشيرات (إذا لزم الأمر)، وحجوزات الغرف والإعداد، وتقديم الطعام، والاجتماعات الرسمية، والأنشطة الثقافية أو الاجتماعية، والخدمات ذات الصلة. · إدارة عمليات الشراء والعمليات المالية المتعلقة بالحدث رفع طلبات الشراء (PR)، ومعالجة أوامر الشراء (PO)، واستكمال أوراق إدخال الخدمة (SES)، والتعامل مع معالجة الفواتير، ودعم إعداد البائعين وتسجيلهم، وتتبع ميزانيات الأحداث، وإجراء التسوية المالية بعد الحدث. · العمل كحلقة وصل بين الإدارات الداخلية والموردين الخارجيين / مقدمي الخدمات (مثل تقديم الطعام والنقل ووكالات الأحداث) لتنسيق متطلبات الحدث وضمان التنفيذ الناجح

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأحداث، والاتصالات، أو مجال ذي صلة
• خبرة في إدارة الميزانية والتتبع المالي للأحداث

المهارات