مدير مكتب

الوصف الوظيفي

نحن نبحث عن مدير مكتب لقيادة فريقنا. المهام تشمل إدارة الشؤون اليومية للمكتب نبذة عامة عن المهنة: \يُشرف مديرو المكاتب على العمل الإداري الذي يُكلّف به الموظفون الإداريون بأدائه في أنواع مختلفة من المؤسسات أو الجمعيات. ويؤدون الإدارة متناهية الدقة ويحافظون على رؤية وثيقة للعمليات الإدارية مثل مراقبة المراسلات وتصميم أنظمة الملفات ومراجعة طلبات التوريد والموافقة عليها وتعيين ومراقبة الوظائف الكتابية. ويرفعون التقارير إلى المديرين داخل القسم نفسه أو المدراء العموميين في الشركات، حسب حجمها. المهام المعتادة لهذه المهنة: • إدارة وتوجيه عمليات وإجراءات تنسيق اجتماعات ولقاءات المسؤول وإدارة وتنسيق الاتصالات والمراسلات بينه وبين مختلف الجهات الداخلية والخارجية والتأكد من فعاليتها وسلاستها. • متابعة عمليات استقبال زوار المسؤول والرد على استفسارتهم والإشراف على عمليات الرد على المكالمات الهاتفية ومراجعة المراسلات الواردة وتحضير الردود المناسبة، وإعادة توجيه المسائل المتخصصة لأصحاب الاختصاص في الجهة ومتابعتها لضمان إنجازها بفعالية. • ضمان وجود قنوات تواصل واتصال فعالة مع مختلف الجهات المعنية بهدف متابعة القرارات والتعليمات الصادرة عن مكتب المسؤول وضمان الحصول على أية معلومات أو بيانات متعلقة. • الإشراف على عمليات إدارة وحفظ وأرشفة جميع القرارات والخطابات والمكاتبات الواردة أو الصادرة عن مكتب المسؤول بالتنسيق مع كافة الجهات المعنية. • متابعة وتقييم أداء الموظفين في المكتب وتحديد احتياجاتهم التدريبية والتطويرية وضمان توافر كافة المتطلبات اللازمة لقيامهم بعملهم على أكمل وجه، ورفع التقارير الدورية للرئيس المباشر

المتطلبات

• البرمجيات المكتبية
• اجراء تحسينات على أنشطة العمل
• تطبيق حوكمة الشركات
• استخدام قنوات اتصال مختلفة
• إدارة متطلبات الأجهزة المكتبية
• تحليل قدرات الموظفين

المهارات