منسق الحدث

الوصف الوظيفي

ملخص الموقف منسق الأحداث مسؤول عن تخطيط وتنسيق وتنفيذ أحداث الأقسام والزيارات الأكاديمية وأنشطة توظيف أعضاء هيئة التدريس والمؤتمرات وورش العمل. يضمن الدور تجارب استثنائية للمشاركين من خلال الإدارة الفعالة للأحداث والخدمات اللوجستية السلسة وإشراك أصحاب المصلحة والتواصل الواضح. من خلال العمل بشكل وثيق مع قيادة الأقسام وأعضاء هيئة التدريس والفرق الإدارية والشركاء الخارجيين ومقدمي الخدمات، يقوم شاغل الوظيفة بإدارة تسليم الأحداث الشاملة ودعم الزوار مع ضمان الامتثال لسياسات الجامعة والمعايير التشغيلية. المسؤوليات الرئيسية تخطيط وتنفيذ الفعاليات • تنسيق التخطيط الشامل وتنفيذ أحداث الشعبة، بما في ذلك زيارات تعيين أعضاء هيئة التدريس والندوات الأكاديمية والمؤتمرات وورش العمل والندوات وغيرها من المشاركات الاستراتيجية. • تطوير خطط الحدث والجداول الزمنية والوثائق التشغيلية لضمان تسليم الحدث بنجاح. • إدارة عمليات الحدث في الموقع، بما في ذلك التسجيل، وإعداد المكان، والتنسيق السمعي البصري، وتقديم الطعام، والنقل، ودعم المشاركين. • تنسيق المتطلبات والموافقات متعددة الوظائف لدعم الأحداث البارزة والهامة استراتيجياً. • ضمان الامتثال لسياسات الجامعة، ومعايير السلامة، ومتطلبات البروتوكول، والمبادئ التوجيهية المؤسسية. مساعدة الزوار والتوظيف غ • تنسيق الخدمات اللوجستية للمرشحين توظيف أعضاء هيئة التدريس، والزوار الأكاديميين، والمتحدثين، والضيوف، بما في ذلك تجهيز التأشيرات، وترتيبات السفر، والإقامة، والنقل، والوصول إلى الحرم الجامعي، وجداول المقابلات، ومسارات الزيارة. • العمل كحلقة وصل مع الشؤون الحكومية والإدارات الأخرى ذات الصلة بشأن المسائل المتعلقة بالتأشيرات وتصاريح الإقامة (الإقامة)، والمتطلبات الحكومية الأخرى. • معالجة المبالغ المستردة المتعلقة بالزائرين والتأكد من التوثيق الدقيق للنفقات المرتبطة. التنسيق بين أصحاب المصلحة والبائعين • العمل كنقطة اتصال أساسية بين القسم وأصحاب المصلحة الداخليين ومقدمي الخدمات والبائعين الخارجيين لضمان التنسيق الفعال والتنفيذ الناجح للحدث. • التعاون مع فرق الأقسام، والوحدات الإدارية المركزية، وشركاء الجامعة في جدولة الأحداث، والخدمات اللوجستية، والاتصالات، والدعم التشغيلي. • دعم تخطيط المشتريات، واختيار البائعين، والتنسيق المتعلق بالعقد وفقا لسياسات الجامعة وإجراءاتها. الاتصالات والترويج للحدث • تنسيق اتصالات الحدث، بما في ذلك الإعلانات، والدعوات، ومراسلات المشاركين، والمواد الترويجية، والبرامج، واللافتات، وضمانات الحدث. • العمل بشكل وثيق مع فرق الاتصالات المركزية والشعبية لدعم الترويج للحدث وضمان توافق العلامات التجارية والرسائل المعايير المؤسسية. الإدارة المالية وإعداد التقارير • تنسيق تقديم الفاتورة، ومعالجة الدفع، والوثائق المالية المتعلقة بالأحداث وأنشطة الزوار. • تتبع والاحتفاظ بسجلات لنفقات الحدث والميزانيات، وضمان الدقة، والامتثال، وإعداد التقارير في الوقت المناسب. • الحفاظ على قواعد بيانات الحدث والزوار، بما في ذلك سجلات الحضور والمعلومات اللوجستية وتتبع النفقات. التحسين المستمر وإدارة البيانات • جمع وتحليل مقاييس الحدث، وملاحظات المشاركين، وبيانات أداء البائع. • إعداد إحاطات الحدث، وتقارير ما بعد الحدث، والتوصيات لدعم التحسين المستمر وتعزيز فعالية الحدث في المستقبل. • إدارة أحداث ومشاريع متعددة في وقت واحد، وتعديل الأولويات والجداول الزمنية لتلبية الاحتياجات التشغيلية المتطورة. الكفاءات • المهارات التنظيمية: قدرة استثنائية على إدارة مشاريع وأولويات متعددة في وقت واحد، مما يدل على الاهتمام القوي بالتفاصيل. • مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل بفعالية مع أصحاب المصلحة المتنوعين. • حل المشكلات: قدرات تحليلية وحل المشكلات قوية لمواجهة التحديات التي تنشأ أثناء تخطيط الأحداث وتنفيذها. • تعاون الفريق: ثبت القدرة على العمل بشكل تعاوني في بيئة الفريق وتعزيز علاقات العمل الإيجابية. • كمبيوتر ممتاز مهارات في برامج مثل Microsoft Office ومنصات الأحداث وShopify وFormstack وAdobe Suite. • القدرة على التكيف: المرونة في التكيف مع الظروف والأولويات المتغيرة، مع اتباع نهج استباقي للتغلب على العقبات. • المهارات اللغوية: مطلوب إتقان اللغة الإنجليزية. إجادة اللغة العربية تعتبر ميزة إضافية

المتطلبات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو إدارة الأحداث، أو الاتصالات، أو أي مجال ذي صلة
• خبرة في إدارة الميزانية والتتبع المالي للأحداث

المهارات