منسق وثائق

الوصف الوظيفي

دعم فرق المشروع في إدارة الوثائق ومراقبتها وتوثيقها. تنسيق استلام وتسجيل وتوزيع وحفظ مستندات المشروع. الحفاظ على سجلات الوثائق والسجلات وتتبعها بدقة. ضمان ترميز وترقيم وتواريخ وإصدار الوثائق بشكل صحيح. متابعة حالة الوثائق والمراجعات والموافقات والتعليقات والإجراءات المتبقية. الحفاظ على الوثائق إلكترونيًا وماديًا بشكل منظم. التنسيق مع مديري المشاريع والمهندسين والاستشاريين والمقاولين بشأن تقديم الوثائق ومتطلباتها. إعداد وإصدار المراسلات والسجلات المتعلقة بالوثائق. متابعة الموافقات المعلقة وتعليقاتها وتقديم الوثائق المتأخرة. أرشفة الوثائق المستبدلة لمنع استخدامها. دعم فريق المشروع في استرجاع الوثائق وتوفير تقارير حالة الوثائق

المتطلبات

• دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المعلومات أو الهندسة أو مجال ذي صلة
• خبرة في مراقبة الوثائق أو تنسيق الوثائق أو إدارة المشاريع
• معرفة جيدة بإجراءات مراقبة الوثائق ووثائق المشروع
• إتقان Microsoft Office، خاصة Excel و Word
• معرفة بأنظمة إدارة الوثائق مثل EDMS أو SharePoint أو Aconex أو Procore ميزة إضافية
• مهارات كتابة وتحدث بالإنجليزية
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت
• اهتمام عالي بالتفاصيل والدقة
• القدرة على العمل تحت الضغط ومواعيد نهائية
• معرفة وثائق مشاريع MEP والبناء
• إلمام بالرسومات الفنية والمواصفات وبيانات الطرق والطلبات الفنية
• القدرة على إدارة عدة تدفقات وثائقية في آن واحد
• مهارات متابعة وتنسيق قوية
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق
• معرفة ترقيم الوثائق ومراجعاتها وتوزيعها

المهارات