مساعد تنفيذي

الوصف الوظيفي

الغرض من الوظيفة: توفير الدعم الإداري والتنسيقي والتنفيذي رفيع المستوى للمدير العام وفريق القيادة، وضمان إدارة اليوميات الفعالة، والتواصل في الوقت المناسب، والتوثيق الدقيق، والمتابعة المنضبطة للأولويات الاستراتيجية والتشغيلية عبر الأعمال اللوجستية. الأنشطة الرئيسية • إدارة وتنسيق تقويم المدير العام، والمواعيد، والاجتماعات، وترتيبات السفر، والالتزامات التجارية، وضمان الدقة والكفاءة والسرية. • إعطاء الأولوية للجداول التنفيذية ومتطلبات العمل المتنافسة لضمان الإدارة الفعالة للوقت والمواءمة مع الأولويات التنظيمية. • تنظيم وتنسيق الاجتماعات التنفيذية وجلسات القيادة ومراجعات الأعمال والتعيينات الخارجية، بما في ذلك الجدولة والخدمات اللوجستية وإعداد المواد المطلوبة. • إعداد جداول أعمال الاجتماعات المهنية، ووثائق الإحاطة، والعروض التقديمية، ومحاضر الاجتماعات، ومتتبعات العمل لدعم اتخاذ القرارات التنفيذية الفعالة. • رصد ومتابعة بنود العمل، وقرارات الإدارة، والالتزامات التنفيذية، وضمان التحديثات في الوقت المناسب والإغلاق من قبل أصحاب المصلحة المسؤولين. • فحص وتحديد الأولويات وإدارة المراسلات الواردة وطلبات الاجتماعات والمكالمات الهاتفية والاتصالات وتصعيد الأمور العاجلة أو الحساسة بشكل مناسب. • صياغة ومراجعة وتنسيق المراسلات التنفيذية والتقارير، العروض التقديمية والاتصالات الرسمية مع الحفاظ على الدقة والكفاءة المهنية. • تنسيق الموافقات الداخلية، وتداول الوثائق، والتوقيع التنفيذي، وضمان المعالجة في الوقت المناسب والامتثال للإجراءات المعمول بها. • الاحتفاظ بسجلات دقيقة وقابلة للتدقيق للمراسلات التنفيذية والموافقات والقرارات والوثائق الهامة للأعمال. • العمل كنقطة تنسيق مركزية بين المدير العام وفريق القيادة ووظائف الأعمال والموارد البشرية وأصحاب المصلحة الخارجيين. • تسهيل الاتصالات وتبادل المعلومات في الوقت المناسب بين القيادة التنفيذية والإدارات ذات الصلة لدعم المواءمة التشغيلية وأولويات العمل. • تنسيق ترتيبات السفر التنفيذية، والإقامة، والزيارات التجارية، والخدمات اللوجستية ذات الصلة مع ضمان كفاءة التكلفة والامتثال للميزانيات المعتمدة. • إعداد ومعالجة ومراقبة تقارير النفقات التنفيذية، والمبالغ المستردة، والنفقات الإدارية، وضمان الدقة، وتقديمها في الوقت المناسب، والالتزام بالسياسات المالية. • دعم اجتماعات القيادة والأنشطة المتعلقة بمجلس الإدارة والزيارات التنفيذية وأحداث الشركات والمشاريع الخاصة المعينة. • التنسيق مع الشركاء الخارجيين والزوار ومقدمي الخدمات لضمان الجدولة المهنية والبروتوكول المناسب والمشاركة التنفيذية السلسة. • الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات الإلكترونية والمادية آمنة ص الوثائق السرية والمراسلات الحساسة والسجلات التجارية الهامة. • ضمان السرية التامة والتقدير والتعامل المناسب مع المعلومات التنفيذية والتجارية والتنظيمية الحساسة. • مراقبة الميزانيات الإدارية، ونفقات السفر، وتكاليف الأحداث، والنفقات المتعلقة بالمكاتب لدعم الرقابة المالية الفعالة. • تحديد وتنفيذ التحسينات على سير عمل المكاتب التنفيذية من خلال الأدوات الرقمية والقوالب الموحدة وأنظمة التتبع والتذكيرات الآلية. • دعم التحسين المستمر في الكفاءة الإدارية، ومراقبة الوثائق، وإمكانية الوصول إلى المعلومات، وجودة خدمة المكتب التنفيذي. المهارات المتعلقة بالوظيفة • اهتمام ممتاز بالتفاصيل، والدقة، وقدرات إدارة الوثائق. • قدرات التخطيط والتنظيم والاتصالات المتقدمة، مع الالتزام بالدقة والاستجابة والتميز في الخدمة

المتطلبات

• المؤهل: دبلوم
• مهارة: تطبيق سياسات أمن المعلومات
• مهارة: سياسات الشركة
• مهارة: الحفاظ على السرية
• مهارة: اجراء أبحاث الأعمال
• الموقع: منطقة مكة المكرمة

المهارات