منسق المجموعات والفعاليات

الوصف الوظيفي

عندما تنضم إلى فريق الفنادق لدينا، فهذا بالضبط ما ستفعله في كل مرة تأتي فيها إلى العمل! باعتبارك منسقًا للفعاليات، فأنت لا تقوم فقط بتأمين وتنسيق حجوزات الأحداث الجماعية - بل إنك تنشر نور ودفء الضيافة من خلال تقديم تجارب لا تُنسى تجعل الإقامة لكل ضيف. إليك ما ستفعله خلال يوم عادي: • تعزيز المبيعات الجماعية: الرد على الاستفسارات الواردة وتأمين المبيعات للاجتماعات وأماكن الإقامة الجماعية المكونة من 10 إلى 50 غرفة (تختلف حسب الفندق)، بما في ذلك مساحة الاجتماعات والأطعمة والمشروبات والخدمات الإضافية • توليد عملاء محتملين جدد: توقع فرص عمل جديدة وتأهيلها وتحويلها من خلال الجهود الخارجية وكتابة المقترحات واستراتيجيات المبيعات المخصصة • الترويج للممتلكات: إجراء عمليات تفتيش جذابة للموقع وجولات في الفنادق، وتسليط الضوء على المساحات والخدمات الرئيسية التي تتوافق مع احتياجات العملاء • التفاوض على العقود وإغلاقها: استخدم السلطة التقديرية والسلطة للتفاوض بشأن الأسعار والشروط والاتفاقيات مع العملاء والبائعين • إدارة علاقات العملاء: العمل كنقطة اتصال أساسية بدءًا من العقد وحتى تنفيذ الحدث، وتنسيق تفاصيل المجموعة بما في ذلك مجموعات الغرف، والأطعمة والمشروبات، والفواتير، وشروط الأداء، وفرص الإيرادات التابعة. • إدارة وثائق الحدث: إدخال وتحديث تفاصيل الحدث في أنظمة الحجز، وتنسيق زيارات الموقع، و ترتيب خدمات VIP • إعداد المستندات وتوزيعها: إنشاء ومشاركة طلبات أحداث الولائم (BEOs)، والسير الذاتية للمجموعة، والقوائم، والرسوم البيانية، وتقارير ما بعد الحدث لضمان التوافق بين الفرق • البقاء منظمًا ومهتمًا بالتفاصيل: تحديد أولويات المهام وإدارة الجداول الزمنية والاحتفاظ بسجلات دقيقة لدعم الخدمة عالية الجودة والكفاءة التشغيلية • التعاون عبر الفرق: الشراكة مع فرق العمليات والتموين والإيرادات لضمان الانتقال السلس من المبيعات إلى الخدمة

المتطلبات

• · مهارات توليد وتأهيل العملاء المحتملين من خلال جهود خارجية وإعداد مقترحات مبيعات مخصصة
• · إتقان إجراء جولات تفتيش للموقع وترويج المرافق والخدمات لتلبية احتياجات العملاء
• · القدرة على التفاوض على الأسعار والشروط وإغلاق العقود مع العملاء والبائعين

المهارات