مراقب وثائق

الوصف الوظيفي

يُعنى مراقب المستندات بإدارة وتنظيم والتحكم في جميع وثائق المشروع طوال دورة حياة الإنشاء. يضمن تدفق المستندات بشكل سليم، والتحكم في النسخ، والامتثال لمواصفات المشروع والمعايير الصناعية. • إنشاء وصيانة أنظمة وإجراءات التحكم في المستندات؛ • استلام وتسجيل وتوزيع وتتبع جميع وثائق المشروع بما في ذلك الرسومات والمواصفات والعقود والمراسلات؛ • ضمان التحكم الصحيح في إصدارات المستندات وصيانة سجلات المستندات؛ • تطبيق وإلزام قواعد تسمية المستندات وأنظمة الأرشفة؛ • أرشفة وثائق المشروع المكتملة وفق المتطلبات التنظيمية؛ • مراجعة المستندات للتأكد من اكتمالها ودقتها وامتثالها لمتطلبات المشروع؛ • تنسيق مراجعات واعتمادات المستندات مع أصحاب المصلحة؛ • تتبع حالة تقديم ومراجعة واعتماد المستندات؛ • الحفاظ على سرية وأمان المعلومات الحساسة؛ • التواصل كحلقة وصل بين فرق المشروع والمقاولين والاستشاريين والعملاء بخصوص المستندات؛ • توزيع المستندات حسب مصفوفات التوزيع؛ • تنسيق إرسال المستندات وحفظ سجلات الإرسال؛ • دعم اجتماعات المشروع بإعداد وتوزيع الوثائق ذات الصلة

المتطلبات

• شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها
• شهادة جامعية أولية مفضلة
• سنوات في التحكم بالمستندات، ويفضل في البناء أو الهندسة
• خبرة في دورة حياة مشروع البناء ومتطلبات الوثائق
• إتقان أنظمة إدارة المستندات (مثل Procore، Aconex، SharePoint)
• إتقان إنشاء سير العمل على Aconex
• شهادة ISO 19650 أو شهادة جودة ISO مكافئة
• معرفة متقدمة بمجموعة Microsoft Office، خصوصاً Excel
• إلمام ببرامج CAD وإدارة الرسومات
• فهم رسومات البناء والمواصفات والوثائق التقنية
• معرفة بأنظمة إدارة الجودة (ISO 9001 ميزة إضافية)
• انتباه استثنائي للتفاصيل ودقة
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية
• قدرة على الكتابة والتواصل الشفهي الممتازة
• القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية
• مهارات حل المشكلات ونهج استباقي
• القدرة على العمل ضمن فريق ومهارات تواصل بين الأشخاص

المهارات