مدير وثائق

الوصف الوظيفي

الدور يهدف إلى دعم مكتب إدارة البرنامج في مشروع بنية تحتية متعدد التخصصات. المسؤوليات تشمل تسجيل وتتبع والتحكم وتوزيع جميع وثائق المشروع مثل الرسومات والطلبات والتقارير؛ ضمان الالتزام بإجراءات التحكم في الوثائق وأسماء الملفات ومصفوفات التوزيع؛ الحفاظ على التحكم الصارم في الإصدارات والحالات؛ دعم تشغيل نظام إدارة الوثائق اليومي (مثل Aconex أو Unifier أو SharePoint أو Primavera PCM)؛ مراقبة مواعيد التسليم ودورات المراجعة وسير العمل وفق حوكمة المكتب؛ متابعة الوثائق المتأخرة وتنسيق المتابعات والتصعيد؛ إجراء فحوصات دورية وتدقيق لضمان اكتمال الوثائق وجاهزيتها للتدقيق؛ دعم عمليات الأرشفة والتسليم وإغلاق المشروع بحسب المتطلبات التعاقدية؛ أن يكون واجهة التحكم في الوثائق الرئيسية بين المكتب والجهات المعنية؛ التنسيق مع فرق التخطيط والتكلفة والتجارة والتقنية لضمان توافق الوثائق مع الجداول الزمنية؛ تقديم تقارير دورية عن حالة الوثائق ومؤشرات الامتثال؛ الاستجابة لطلبات العميل والمكتب المتعلقة بتتبع الوثائق والسجلات

المتطلبات

• معرفة عملية بمنصات EDMS (Aconex، Primavera PCM/Unifier، SharePoint أو ما يعادلها)
• إتقان التفاصيل الدقيقة
• إلمام بالامتثال
• إتقان اللغة الإنجليزية
• إتقان إدارة الوثائق أو معلومات المشروع
• خبرة في التحكم بالوثائق أو إدارة المعلومات في برامج بنية تحتية أو إنشاء كبيرة
• خبرة في بيئات PMC/PMCM/PMO أو بيئات العميل
• خبرة في مشاريع بالمملكة أو دول مجلس التعاون

المهارات