مراقب المستندات

الوصف الوظيفي

تخيل التالي! في بارسونز، يمكنك أن تتخيل مهنة تزدهر فيها، وتعمل مع أشخاص استثنائيين، وتكون على طبيعتك. مسترشدين برؤيتنا القيادية المتمثلة في تقدير الأشخاص، واحتضان المرونة وتعزيز النمو، فإننا نزرع ثقافة مبتكرة تمكنك من تحقيق إمكاناتك الكاملة. أطلق العنان لموهبتك وأعد تعريف ما هو ممكن. يبحث بارسونز عن مراقب مستندات ذو خبرة ومهتم بالتفاصيل للانضمام إلى فريقنا. في هذا الدور، ستكون مسؤولاً عن إدارة جميع جوانب التحكم في المستندات ووثائق المشروع، وضمان التوزيع المناسب وتتبع واسترجاع مستندات المشروع في جميع مراحل المشروع، باستخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS) مثل Autodesk Construction Cloud (ACC). ماذا ستفعل • إدارة عمليات مراقبة المستندات بدءًا من بدء المشروع وحتى إغلاقه، مما يضمن استلام جميع مستندات المشروع وتسجيلها وتتبعها وتحديثها وأرشفتها بشكل صحيح وفقًا لإجراءات المشروع ومتطلبات العميل. • مسح المستندات ضوئيًا وتوزيعها إلكترونيًا كنسخ رقمية بتنسيق PDF إلى المستلمين المعينين، مما يضمن الفهرسة الدقيقة والبيانات الوصفية، وتحميلها إلى نظام إدارة عقود العميل و Autodesk Construction Cloud (ACC) كما هو مطلوب. • الاحتفاظ بمكتبة مرجعية مطبوعة للجميع l توثيق المشروع لضمان استرجاع المعلومات بسرعة وسهولة والمواءمة بين السجلات الورقية والإلكترونية. • الاستفادة من Autodesk Construction Cloud (ACC) ومنصات EDMS المعتمدة الأخرى للتحكم في حالة مستندات العقد وتحديثها، بما في ذلك سير العمل والمراجعات والموافقات والإرسالات. • إعداد وتسجيل وتتبع المستندات مثل المراسلات والتقارير وطلبات الدفع وأوامر التغيير وتعليمات الموقع والقوائم المثقوبة وسجلات NCR داخل ACC أو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية (EDMS) الآخر، مما يضمن الترميز والمراجع الصحيحة. • تتبع وتحديث حالة التقديمات، وتقارير السلامة، وطلبات التعليقات، ومحاضر الاجتماعات، وصور التقدم، ومشكلات العقد والرسومات، مما يضمن أن الإصدارات الحالية المعتمدة يمكن تحديدها بوضوح ويمكن الوصول إليها لجميع أصحاب المصلحة المعتمدين في المشروع. • إنتاج تقارير منتظمة عن الإجراءات المعلقة والردود على المراسلات والتقديمات وغيرها من الوثائق الخاضعة للرقابة من خلال لجنة التنسيق الإدارية وغيرها من نظام إدارة الوثائق الإلكترونية، وتوفير المعلومات في الوقت المناسب لإدارة المشروع والعميل. • دعم فرق المشروع في الاستخدام الفعال لمنصات EDMS (بما في ذلك ACC) من خلال المساعدة في إعداد المستخدم وهياكل المجلدات والأذونات وسير العمل وترقيم المستندات واستكشاف مشكلات التحكم في المستندات وإصلاحها. • التأكد من أن ممارسات مراقبة المستندات تتوافق مع إجراءات بارسونز ومتطلبات العميل والالتزامات التعاقدية وموقف إدارة الجودة المعمول به ards طوال دورة حياة المشروع. • التنسيق مع فرق المشروع الداخلية والاستشاريين الخارجيين والمقاولين وممثلي العملاء لإدارة تدفقات المستندات وحل تناقضات المستندات والحفاظ على سلامة البيانات عبر جميع الأنظمة. • المساهمة في عمليات التدقيق ومراجعات الجودة من خلال توفير سجلات المستندات الدقيقة والسجلات والتواريخ والأدلة على الموافقات، مما يضمن اكتمال السجلات وإمكانية تتبعها لجميع مراحل المشروع. ما هي المهارات المطلوبة التي ستجلبها؟ يستخدم بارسونز التمثيل بالتساوي على جميع المستويات الوظيفية بغض النظر عن العرق أو اللون أو الدين أو الجنس (بما في ذلك الحمل) أو الأصل القومي أو العمر أو الإعاقة أو المعلومات الجينية. نحن نستثمر حقًا ونهتم برفاهية موظفينا ونوفر فرصًا لا حصر لها للنمو لأن السماء هي حدودنا، لذا استهدف النجوم! تخيل التالي وانضم إلى مهمة بارسونز - تقدم بطلبك اليوم! بارسونز على علم بممارسات التوظيف الاحتيالية

المتطلبات

• البكالوريوس، الدبلوم أو التدريب المتخصص في أنظمة إدارة الوثائق أو البرامج المماثلة
• إتقان اللغة الإنجليزية، كتابةً وتحدثاً، مع مهارات الكتابة والتواصل الفنية القوية
• يتقن مهارات الكمبيوتر مع خبرة في إدارة أنظمة التوثيق الإلكتروني وتطبيقات إدارة البيانات
• يفضل ما لا يقل عن 3 سنوات من الخبرة في العمل في منطقة الخليج
• القدرة على العمل تحت الضغط مع الحفاظ على مستويات عالية من الدقة والاهتمام بالتفاصيل

المهارات