الدعم الإداري

الوصف الوظيفي

نحن نبحث حاليًا عن متخصص في الدعم الإداري ذو خبرة للانضمام إلى فريقنا ودعم تسليم مشروع البنية التحتية الرئيسي للطرق والطرق السريعة. سيوفر متخصص الدعم الإداري خدمات إدارية شاملة ومراقبة المستندات والتنسيق والدعم المكتبي لفرق إدارة المشروع والإشراف عليه. سيلعب المرشح الناجح دورًا رئيسيًا في ضمان التشغيل اليومي الفعال لمكتب المشروع، والحفاظ على سجلات دقيقة، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة وثائق المشروع، ودعم موظفي المشروع. يتطلب هذا الدور فردًا منظمًا للغاية يتمتع بمهارات اتصال قوية واهتمام بالتفاصيل والقدرة على العمل بفعالية في بيئة مشروع بناء سريعة الخطى. الدعم الإداري • توفير الدعم الإداري اليومي لمدير المشروع، والمهندسين المقيمين، ومديري المشاريع، وفريق المشروع على نطاق أوسع. • إعداد وتنسيق وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات ووثائق المشروع. • الحفاظ على أنظمة حفظ الملفات المنظمة لكل من السجلات الإلكترونية والورقية. • تنسيق وإدارة التقويمات والمواعيد والاجتماعات وحجوزات قاعة المؤتمرات. • ترتيب السفر والإقامة والنقل والخدمات اللوجستية لموظفي المشروع عند الاقتضاء. • شاشة وتوجيه المكالمات الواردة، ورسائل البريد الإلكتروني، والمراسلات سبوندينس. تنسيق المشروع • دعم تنسيق أنشطة المشروع بين إدارة المشروع وفرق الإشراف والعملاء والمقاولين والمقاولين من الباطن. • المساعدة في إعداد تقارير المشروع، والتحديثات الأسبوعية، ولوحات المعلومات، وتقارير الحالة. • تتبع بنود العمل الناشئة عن الاجتماعات والمتابعة مع أصحاب المصلحة بشأن المهام المعلقة. • تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل ومراجعات المشاريع. • ضمان توزيع وثائق المشروع على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب. إدارة الوثائق • الحفاظ على سجلات ووثائق المشروع دقيقة وفقا لإجراءات الجهة. • دعم أنشطة مراقبة المستندات بما في ذلك تسجيل المستندات وحفظها وتتبعها وأرشفتها. • التأكد من تسجيل وتخزين مراسلات المشروع والتقارير والرسومات والطلبات بشكل صحيح. • مراقبة سير عمل الوثيقة ومساعدة فرق المشروع في الحفاظ على متطلبات الامتثال للوثيقة. • دعم عمليات مراجعة حسابات المشروع وأنشطة إدارة المعلومات. إدارة المكاتب • المساعدة في أنشطة إدارة المكاتب، بما في ذلك شراء القرطاسية واللوازم المكتبية. • تنسيق ترتيبات الإعداد لموظفي المشروع الجدد. • مراقبة مرافق المكاتب وتقرير الصيانة أو المسائل التشغيلية. • الاتصال بالبائعين ومقدمي الخدمات، ووظائف الدعم كما هو مطلوب. • دعم التعبئة والتسريح تواجد العاملين بالمشروع. إعداد التقارير وإدارة البيانات • الحفاظ على قواعد بيانات المشروع، والمتتبعين، والسجلات الإدارية. • إعداد التقارير والملخصات الروتينية لإدارة المشروع. • المساعدة في تجميع التقارير الشهرية، والجداول الزمنية، وسجلات الحضور، وبيانات إدارة المشروع. • ضمان دقة وسرية معلومات المشروع وسجلاته. دعم أصحاب المصلحة • بناء والحفاظ على علاقات عمل إيجابية مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين. • دعم التواصل بين فرق المشروع ووظائف الشركة والعملاء والمقاولين. • تمثيل الجهة بشكل احترافي عند التفاعل مع أصحاب المصلحة في المشروع

المتطلبات

• سيكون من المفيد الحصول على شهادات إدارية أو تنسيقية إضافية للمشروع
• خبرة في دعم فرق المشاريع متعددة التخصصات ضمن بيئة مشروع سريع الخطى
• الإلمام بوثائق المشروع وعمليات إعداد التقارير
• الكفاءة المتقدمة في Microsoft Office Suite (Word، Excel، PowerPoint، Outlook)
• خبرة في استخدام أنظمة إدارة المستندات ومنصات التعاون المشتركة
• قدرات قوية على إعداد المستندات وتنسيقها وإعداد التقارير
• إدارة السجلات الممتازة والمهارات التنظيمية
• خبرة في الحفاظ على قواعد البيانات، وأجهزة التتبع، وسجلات مراسلات المشروع
• القدرة على إعداد التقارير المهنية ومحاضر الاجتماعات والعروض التقديمية
• سعودي الجنسية
• تخيل مستقبلًا أفضل لك ومستقبلًا أفضل لنا جميعًا
• معنا يمكنك ذلك. تقدم بطلبك اليوم

المهارات