موظف استقبال ومساعد إداري

الوصف الوظيفي

يعمل موظف الاستقبال والمساعد الإداري كنقطة اتصال أساسية للزوار والمتصلين، مما يضمن سلاسة تشغيل المكتب اليومي. يتضمن الدور الترحيب بالضيوف، تسجيلهم وإصدار بطاقات الزوار، إبلاغ المستضيفين، مرافقة الضيوف إلى القاعات، الرد وتوجيه المكالمات، تسجيل الرسائل، استلام وتوزيع البريد والطرود، الحفاظ على نظافة منطقة الاستقبال، الالتزام بإجراءات الأمن، إدارة حجوزات القاعات وتحضيرها، متابعة مخزون اللوازم والمطبخ، تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية، إعداد الرسائل والتقارير البسيطة، تنسيق حجوزات السفر وفق سياسة الشركة، ترتيب اللوجستيات للفعاليات الداخلية، تجهيز محطات العمل وبطاقات الدخول للمنضمين الجدد بالتعاون مع قسم تكنولوجيا المعلومات، دعم الأقسام الأخرى والرئيس التنفيذي، التواصل مع مزودي الخدمات مثل التنظيف والصيانة، متابعة قضايا المرافق حتى حلها، دعم إدارة النقود الصغيرة وتوثيق المصاريف، وأداء أي مهام أخرى يكلفه بها المدير

المتطلبات

• خبرة في دور مشابه كموظف استقبال أو مساعد إداري
• قدرة مثبتة على إدارة عمليات الاستقبال وتقديم الدعم الإداري
• إتقان إدارة لوازم المكتب وتنسيق اللوجستيات والحفاظ على السجلات
• مهارة في التعامل مع المكالمات وتسجيل الزوار
• إلمام بإجراءات الأمن والتحكم في الوصول
• قدرة على إعداد تقارير ومراسلات بسيطة
• إتقان استخدام برامج الجداول والمتابعة
• قدرة على تنسيق رحلات العمل وفق سياسة الشركة
• مهارة في تنظيم فعاليات داخلية
• القدرة على دعم الأقسام الأخرى وتلبية احتياجات المدير

المهارات